Quelle gouvernance pour vos communautés internes ?

Au nombre des sujets qui mettent les entreprises plus ou moins mal à l’aise c’est celui de la gouvernance de leurs espaces communautaires internes. A savoir : faut il laisser les utilisateurs créer leurs propres espaces ou ce rôle doit il revenir à l’entreprise.

Le débat peut sembler anecdotique mais son issue conditionne la réussite de nombre de projets. D’abord en termes d’adoption et ensuite (et surtout) en terme de bénéfices engendrés.

Deux tendances fortes existent sur le sujet : la première fait de l’entreprise le seul maitre d’œuvre et pilote de la chose, la seconde fait confiance aux utilisateurs en vertu du principe selon lequel eux savent ce dont ils ont besoin. Et a mon sens la vérité est sans doute entre les deux.

Quelques données à avoir en tête :

– l’entreprise est certainement la plus à même de créer et faire fonctionner des espaces calqués sur son organisation, son organigramme.

– l’entreprise est totalement incapable (la plupart du temps) d’identifier des communautés ou groupes correspondant à des besoins ponctuels et/ou locaux et qui ne sont pas calqués sur sa structure formelle.

– les collaborateurs sont les plus à mêmes de savoir s’ils ont besoin d’un espace de travail de ce type et quand.

– trop d’espaces tue l’espace : à laisser tout le monde créer des choses dans tous les sens on se retrouve avec des espaces inutiles et/ou redondants qui sont sources de confusion et de perte d’efficacité.

– la culture joue un élément clé : certaines entreprises ne tolèreront pas d’espaces sans relation directes avec le travail là où d’autres s’en moquent éperdument et se disent que quelle que soit le sujet toute conversation crée du lien ce qui n’est déjà pas si mal (et de toute façon ça n’empêchera pas la chose de se passer ailleurs).

Partant de là il n’y a pas de solution miracle mais quelque chose d’acceptable serait :

– l’entreprise garde la main sur les espaces « officiels », par service / département etc.

– self service pour le reste avec éventuellement un workflow de validation si la confiance ne règne pas. On pourrait aussi déléguer ce pouvoir de validation au management local voire donner des « droits de création illimités » à quelques power users. Si l’outil utilisé ne le permet pas…et bien c’est une grave lacune

– et en tout état de cause faire le ménage régulièrement pour éviter les espaces redondants (ayant le même but) qui font qu’on ne sait plus où déposer ou trouver l’information.

Quelques règles a priori simples donc mais qui évitent nombre de tergiversations métaphysiques d’avant projet.

Je vous conseille également cette note de John Tropea pour une analyse plus fouillée de la question.