Résumé : A un moment ou à  un autre vient toujours la question de choisir un outil. Et très souvent la question que l’on pose au « spécialiste » est : « dis moi quel est le meilleur outil ». Une question difficile car vu le nombre de paramètres à  prendre en compte il n’y a pas de « meilleur outil sur le marché » mais plutôt des « outils les mieux adaptés à  un contexte donné ». Par contre, avec le recul et au fur et à  mesure que les besoins et pratiques des entreprises deviennent matures, on voit une évolution des critères à  prendre en compte pour qualifier le dit outil. Pour un projet scalable, pérenne, cohérent et éviter le syndrome de la « bulle sociale » sans lien avec le reste de l’entreprise, je me rend bien compte qu’une entreprise a plutôt intérêt à  qualifier un environnement et des services applicatifs plutôt qu’une application en tant que telle.

Je ne peux compter le nombre de fois où on m’a demandé quelle plateforme de réseau social d’entreprise choisir, quelle était selon moi « la » meilleure. C’est une question à  la quelle je n’ai jamais pu répondre.

Tout d’abord parce qu’il est impossible de suggérer un outil en dehors de son objectif. Voulez vous un outil pour visser une vis ou planter un clou ? Le tournevis et le marteau sont d’excellents outils pour bricoler mais si on ne connait pas le besoin principal de l’entreprise on peut l’amener à  acheter le meilleur marteau alors qu’elle n’a qu’un problème de vis.

Ensuite parce que le choix d’un outil dépend d’un grand nombre de facteurs. Sa richesse fonctionnelle, son ergonomie (facteur très subjectif), la rapidité de mise en œuvre, le fait qu’il ne soit disponible qu’en mode Saas, en « on premise » ou qu’on ait le choix, sa capacité d’intégration avec l’existant voire avec les outils métier, le fait qu’il soit technologiquement cohérent avec l’essentiel de l’existant…sans compter un certain nombre de facteurs qui peuvent sembler exotiques à  première vue mais sont essentiels à  une entreprise dans un contexte précis. Selon le besoin, on appréciera différemment chacun de ces facteurs et chaque entreprise arrivera à  un choix qui sera le sien.

Enfin parce que sera toujours non seulement un choix mais également une affaire de compromis. Quiconque a déjà  essayé de mener une étude assez exhaustive en la matière ou est amené comme moi par son travail à  connaitre et travailler sur un certain nombre de plateformes vous dira la même chose. Il n’existe aucun outil parfait sur le marché et, même si certains sortent du lot, un besoin précis amènera à  élire un outil qu’on n’avait jamais considéré comme un possible premier choix. Pire encore : à  force de voir et d’essayer de multiples plateformes, on finit toujours être déçu par celle qu’on choisit. Tout étant, je le répète, affaire de compromis, on choisit le « meilleur » compromis, qui correspond à  70, 80, 90% de l’outil « idéal » tel qu’on le réverait mais n’existe pas…et on passe son temps à  se dire « ah…machin software ça il le fait mieux » alors que si on avait choisi « machin software » on passerait son temps à  regretter une fonctionnalité précise de « truc soft » qu’on a choisi.

Le pire en plus avec le compromis c’est qu’à  choisir ce qui convient « en moyenne » a tout, on peut se retrouver avec une outil qui ne répond vraiment à  rien de précis et voir chaque direction métier trouver une solution alternative dans son coin.

Jusqu’ici ma réponse était donc : « essayez de trouver ce qui vous convient le mieux par rapport à  votre propre besoin, en faisant attention à  ne pas choisir un outil tellement neutre que s’il ne pose aucun problème il ne répond à  aucun besoin ». Et une fois ce choix fait « apprenez à  aimer ce que vous avez à  défaut d’avoir ce que vous aimez ». Loin d’être satisfaisant.

Et là  je ne parle même pas des cas où le choix de deux outils distincts s’impose.

Aujourd’hui j’ai fini par un peu affiner mes critères.

Je remarque en effet plusieurs tendances.

1°) Beaucoup d’entreprises comprennent aujourd’hui que dès le début le projet « entreprise 2.0 » doit se fondre dans l’existant, se connecter et s’articuler avec. Beaucoup d’autres, qui se sont lancées il y a plus ou moins longtemps, se retrouvent « coincées » parce qu’elles avaient minimisé ou négligé ce point et se retrouvent à  penser cette intégration a posteriori  car elle est nécessaire pour embarquer 80% des collaborateurs dans l’histoire. Problème : cela oblige de « geler » les choses pour les quelques 10% qui ont accepté de jouer le jeu dans les conditions actuelles et éventuellement décevoir leur attente. Et, pire encore,  faire le choix de l’outil « tout intégré qui démarre vite » a souvent amené à  sous-pondérer la question de l’intégration dans le choix initial. Et se retrouver avec des produits qui s’interfacent mal avec l’annuaire, peu ou pas avec la GED,..sans parler des outils métier.

2°) La problématique de l' »outil neutre » pose problème. Il n’a au départ aucun point rédhibitoire et c’est pour cela qu’on l’a choisi. A l’inverse, il lui manque toujours quelque chose pour être vraiment bon à  quelque chose et sert finalement a peu de chose. Un peu comme un salarié qu’on recrute parce qu’il ne posera pas de problème et dont on finit par se dire que ça l’empêche d’être un vrai moteur pour faire avancer l’entreprise. Comme je le disais, tout sera toujours affaire de compromis donc il manquera toujours quelque chose. Mais cela n’est pas grave à  une condition : celle de pouvoir combler les manques par des développements spécifiques ou un catalogue d’add-ons.  Plutôt que choisir un outil qui ne fait rien de mal mais ne satisfait aucune demande poussée, autant en prendre un qui fait quelques choses bien et à  qui on ajoutera ce qu’il faut pour faire tout bien. Cela coûtera certainement plus cher mais il vaut mieux, a mon avis, investir plus pour quelque chose qui sera utilisé qu’un peu moins pour quelque chose qui servira a peu de chose…

3°) La demande d’intégration avec les outils métier. Cela peut prendre une forme très simple : suggérer des personnes, « user generated contents », communautés correspondant à  une problématique métier dans l’outil métier où cette problématique apparait. Pas si compliqué si les APIs sont au rendez-vous et qu’on possède un bon moteur de recherche pour procéder à  ce rapprochement.

4°) Ce qui nous amène à  la dernière : le moteur de recherche. L’entreprise n’a pas attendu les réseaux sociaux pour générer de l’information et demander aux collaborateurs de procéder à  un grand nombre de recherches dans des outils isolés disposant de leur propre moteur est la garantie qu’ils ne chercheront rien et donc que l’information générée continuera à  ne servir qu’à  ses auteurs. Il faut cesser de catégoriser l’information selon son outil source et faire en sorte que le moteur de recherche « global » de l’entreprise inclue les résultats « sociaux » au même titre que n’importe quelle source interne. Lorsqu’on cherche de l’information sur un produit, une procédure, il est tout aussi utile d’avoir la documentation « officielle », des personnes pertinentes sur le sujet, des groupes ou communautés où on en parle etc… C’est un des éléments clé d’une démarche destinée à  mettre les outils et les informations au service des collaborateurs et non pas l’inverse qui revient trop souvent à  considérer ces derniers comme une sorte de middleware.

In fine cela ne fait toujours pas ressortir un outil précis mais permet de faire ressortir des critères d’évaluation qui sans être nouveaux n’étaient pas forcément aussi déterminants dans le passé. Alors qu’auparavant l’alternative était entre choisir un outil tout fait et en accepter les limites ou tout construire soi même en développant de zéro, une voie médiane est clairement en train d’émerger au fur et à  mesure que le marché gagne en maturité : l’outil tout fait suffisamment ouvert pour qu’on puisse se reposer sur lui pour construire quelque chose de « maison » sans avoir à  réinventer la roue, qui s’effacera derrière le résultat final alors qu’en coulisse tout reposera sur ses services.

Je parle bien sur dans le cadre de projets d’entreprise globaux, ambitieux. Bien sur on pourra faire d’autre choix pour des besoins précis ou des expérimentations sur un périmètre limité. Mais à  un moment où un autre cette question finira par se poser pour passer à  la phase suivante…donc l’anticioer. Le meilleur outil du marché est celui qui, dans un contexte technologique donné et avec le niveau de scalabilité et de sécurité voulu, permet de développer sur lui et autour de lui une plateforme unique répondant à  une problématique d’entreprise globale…quitte à  devenir « visuellement » invisible.

 
  • Merci Bertrand pour ce partage de convictions. Je souscris pour ma part u00e0 cette analyse. Dans notre projet d’Entreprise nous avons u00e9tu00e9 confrontu00e9 u00e0 ces choix lorsque nous nous sommes lancu00e9 il y a quelques annu00e9es apru00e8s t’avoir consultu00e9 et je ne regrette pas, aujourd’hui, les choix que nous avons fait. J’ajouterais, comme me le faisait remarquer un collu00e8gue, que la construction itu00e9rative et communautaire du nouvel outil d’entreprise est en soi un projet fu00e9du00e9rateur et catalyseur de la du00e9marche E 2.0.

  • Excellent article!

  • Rodolphe Magnin-Feysot

    Bertrand, tout est dit !!u00a0

  • Arnaud Sander

    l’essentiel est effectivement là , et me conforte dans les services et la vision que nous avons chez Kosmopolead: l’integration avec les outils existants, la recherche, …. la valorisation des contributeurs, …. et le partage de contenus hétérogènes.