L'email n'est pas mauvais que pour la productivité

Résumé : l’email facteur de lourdeur organisationnelle et de déperdition d’information on connait et des entreprises comme ATOS ont décidé de prendre le problème à bras le corps…avec des recettes dont on jugera de l’efficacité avec le temps. Autre facette du problème, plus souvent passée sous silence, l’impact de l’email sur le bien être au travail et les risques qu’il engendre sur la santé des salariés. C’est la raison qui a poussé Volkswagen a couper l’usage du Blackberry le week end. Un même coupable désigné mais deux approches radicalement opposées et possiblement contradictoires d’un point de vue culturel. Mais au final un même constat : l’outil n’est qu’un bouc émissaire qui cache de vrais problèmes de comportements et pratiques individuelles.

La guerre à l’email continue sur tous les fronts. Après ATOS qui veut banir son utilisation en interne c’est Volkswagen qui décide desactiver les blackberry le week end. Une défaite de plus pour l’email, un pas de plus pour les outils alternatifs ? Pas du tout car si l’ennemi est le même, les raisons n’ont rien à voir et s’attaquent à deux problèmes diamétralement opposées au travers d’approches dont la philosophie est radicalement différente.

Chez ATOS la question de l’email est davantage vue sous l’angle de la productivité interne. D’ailleurs l’email, comme je le relevais, n’est pas vraiment le problème : la cause profonde touche aux pratiques de management de l’information. Une analyse reprise de manière un peu plus crue mais ô combien lucide par Mark Fidelman.

Volkswagen est a l’opposé de cette approche productiviste et s’intéresse à un sujet qui est loin d’être neutre dans nos organisations contemporaines : le bien être au travail et l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Il est bon, selon Volkswagen, d’avoir du temps pour soi, de pouvoir souffler et de ne pas être 7j/7, 24h/24 sous la pression des autres. Après tout s’il y a des jours « off » c’est bien pour une raison. Et chez VW il n’est pas question de remplacer l’email par autre chose. On coupe. C’est tout.

On voit bien que les deux entreprises, quoi qu’ayant des démarches complémentaires ne s’attaquent pas du tout au même problème. On pourrait juger utile de faire les deux ou, à l’inverse, de se dire que le remplacement de l’email par des outils collaboratifs « sociaux » va dans le sens d’une plus grande connectivité qui impliquerait un besoin de disponibilité quasi permanente.

Il y a également clairement une dimension culturelle derrière ce débat. Si l’approche ATOS a suscité beaucoup d’intérêt de par le monde (et même si, on l’a vu, elle a ses limites et est largement critiquable), celle de VW a entrainé des réactions plus contrastées. « Mais comment peut on ne pas être joignable en permanence », « Ca n’est pas une manière de faire du business en 2012 ! ». On voit bien là le fossé qui parfois sépare des pays très soucieux de la protection des salariés comme l’Allemagne d’une vision plus Nord-Américaine de la place du travail dans la vie.

Au final, comment gérer ce besoin d’être disponible en cas de besoin sans se laisser envahir ?

En faisant une croix sur ces moments de respiration et montrant qu’on est un un bon employé très engagé qui réagit au premier claquement de doigt un dimanche après midi ? Rarement efficace, on est davantage dans l’apparence que dans l’efficacité.

En responsabilisant l’ensemble des parties prenantes ? En effet, pour qu’il y ait un message à lire il faut qu’il y ait un message envoyé. Si éducation il doit y avoir elle doit plutôt se faire au niveau de l’émetteur que du recepteur. C’est un peu la voie choisie par Deutsche Telecom :

Telecommunications company Deutsche Telekom introduced a « Smart-Device-Policy » last year that calls on workers to claim communication-free time when they are off work, in exchange for a promise that management will not expect them to read emails or pick up the phone all the time.

En prenant les choses en main, chacun à son niveau ? Je connais une personne qui active son message d’absence automatique du vendredi soir au lundi matin. « Ainsi, dit il, toute personne qui m’écrit a bien conscience qu’elle ne doit s’attendre à aucune réponse de ma part ».

Et pour celui qui, soucieux de coller à l’image de l’employé modèle surinvesti et tout le temps disponible, a peur de faillir à sa tche en se comportant ainsi ? La même personne me disait : « s’il y a une crise majeure, seule chose qui finalement vaille qu’on me dérange, les 2 personnes ayant la capacité de me sortir de mon week end n’oseraient jamais m’envoyer d’email mais me passeraient un coup de téléphone pour m’expliquer la situation et me demander poliment de me mobiliser. ».

Après tout, on est avant tout devant ne problématique de savoir vivre, de politesse et de respect de l’autre avant d’être une problématique technologique. Quelque chose qui relève plus des RH que d’autre chose.

D’un point de vue franco-français, l’approche VW risque de devenir d’actualité dans un avenir proche pour les salariés soumis au régime du forfait jour. Le régime a en effet été remis en cause dans deux décisions de justice récentes en raison d’abus manifestes du coté des entreprises. Ce qui faisait dire dernièrement à un juriste qui m’en parlait : « dernière sommation avant tir. Si la justice désire remettre le système d’équerre toute connexion aux outils de travail ou réponse à un email un jour de repos fera que le jour sera considéré comme travaillé. Les entreprises vont devoir prendre les devants si elles ne veulent pas devoir mettre leurs cadres en congés payés à de début janvier à fin mai ! ».