dwtrends2013Voici donc la suite de mon article sur les tendances 2013 en termes de Digital Workplace.

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Tout ce qui touche à  la génération de quoi que ce soit par le collaborateur n’arrive pas à  décoller. Là  encore l’explication me semble très logique. C’est une attente héritée de l’époque où l’on voyait un blogueur en chaque salarié et qui continue à  survivre dans l’inconscient collectif alors même qu’on a compris, depuis, que tout internaute n’était pas un blogueur en puissance. Alors un salarié avec le poids des contraintes et du système…

Ce qui ne veut pas dire que ça n’a n’y sens ni intérêt. C’est tout simplement irréaliste dans le contexte de la majorité des entreprises et la meilleure des technologies n’y changera rien.

Les activity streams pas encore à  la mode

Point très intéressant de cette étude, les activity streams ne sont pas encore largement déployés. C’est çà  la fois très dommageable mais logique.

Dommageable car c’est la condition pour arriver à  la porte d’entrée unique sur l’information et l' »intelligence situationnelle » du collaborateur. Sans activity Stream le centre de gravité du poste de travail restera dans l’email (à  moins que le stream ne puisse aller vers l’email, ce qui peut être également une solution).

L’activy stream : méconnu et mal utilisé

Maintenant ça n’est guère surprenant pour un certain nombre de raisons :

–  une vision souvent trop étriquée de l’activity stream que l’on associe de manière exclusive aux réseaux sociaux et à  la mise à  jour de statuts courts alors qu’il s’agit du pivot de l’environnement de travail qui soit agréger les signaux venant de l’ensemble du SI

– une énorme responsabilité des éditeurs qui continuent à  proposer une vision souvent trop étriquée du sujet à  tel point qu’on se demande souvent si leur R&D est capable de penser sans regarder Facebook. D’abord en proposant des capacités d’intégration qui ne vont souvent pas plus loin qu’un alerting déporté de l’email vers l’activity stream. Ensuite en enfermant l’activity stream dans le réseau social au lieu de permettre de facilement le déporter vers l’email et le portail.

Difficile de trouver ce dont on a besoin

Sujet récurrent que je constate moi-même sur le terrain : malgré la profusion d’outils il reste difficile de trouver ce qu’on cherche. Digital Workplace ne veut pas forcément dire environnement couteau suisse (un seul produit qui fait tout et souvent imparfaitement) mais environnement intégré (présenter un produit de haut niveau pour chaque besoin mais de manière transparente et invisible pour l’utilisateur). Ce qui pose la question d’un moteur de recherche unique et global pour l’ensemble de l’environnement de travail.

Très souvent une certaine partie de ce qu’on présente comme des problèmes de partage n’est en fait qu’un problème de recherche.

Les communautés ne fonctionnent pas

Quelle surprise ! Et ça n’est pas faute de ne pas l’avoir dit : les communautés ont du sens pour certains besoins dans certains contextes. Pour le reste il s’agit de groupes qui vont se structurer autour d’activités métier. Aujourd’hui dans la grande majorité les entreprises ont poussé à  la création de communautés n’ayant aucun sens pour les salariés, générant de la distraction a coté de leur travail, sans bénéfice apparent pour eux, qu’elles font vivre sous respiration artificielles. Revenons vers le cœur du travail, arrêtons de vouloir tout résoudre par des communautés et laissons les où elles ont du sens.

Les communautés : mal utilisées, mal comprises

En fait ça n’est pas tant les communautés qui ne fonctionnent pas mais le contexte managérial qui est souvent peu adapté et l’attente peu réaliste. En fait c’est l’entreprise qui ne sait pas ce qu’est une communauté…un point dont la technologie ne peut être rendue responsable.

Les process laissés pour compte

Très peu d’entreprises intègrent des capacités sociales dans leur process. Comme pour l’activity stream c’est à  la fois dommageable et logique.

Dommageable car c’est le seul moyen d’impacter de manière directe le « vrai » travail, le cœur de l’activité. Et cela ne veut pas nécessairement dire intégration lourde : « process » s’applique à  toutes les activités peu ou prou structurées donc peut inclure la gestion de projet collaborative, le social task management etc.

Logique car des évangélistes inspirés n’ont eu de cesse de répéter pendant plusieurs années que le « social » c’était tout sauf du process, que le process était has been et que demain la conversation allait le remplacer. Je ne sais comment on a pu les croire mais le mal est fait.

Logique également car cela impose repenser la conception et l’exécution de certains process, autrement dit de toucher à  une vache sacrée.

Logique enfin car les digital workplace, lorsqu’elles sont tenues comme les intranets par des communicants uniquement, ont du mal de retourner vers les flux métier.

Mais qu’on ne cherche pas ailleurs les raisons du manque d’adoption et de l’impossible calcul du ROI.

Une expérience laissant à  désirer

Beaucoup de travail reste à  faire sur le sujet. Outils mal intégrés qui donnent une expérience fragmentée avec des ruptures de flux de travail, expérience mobile laissant à  désirer, interfaces parfois conçues pour être jolies, rarement pour être efficaces.

Mais c’est un mal nécessaire : on voit souvent l’unification comme un coût inutile, la cerise sur le gteau. Donc logiquement les « early adopters » sont plus avancés sur ce sujet : ils ont essuyé les pltres avant les autres et ont compris que c’était nécessaire.

Le monde de la digital workplace : encore organisationnellement immature malgré les enjeux

Un monde encore immature

On continue à  mesurer les digital workplace en fonction de l’activité qu’elles génèrent, pas en fonction de la valeur générée par leur utilisation. Dans un premier temps c’est logique : une plateforme non utilisée ne risque pas de produire quelque chose (quoiqu’il suffise d’un « bon » cas qui vaudra toujours mieux que 10 en trompe l’oeil). Mais à  moyen terme il faut savoir aller au delà  pour pérenniser la démarche, une chose qui ne sera possible qu’en repassant par la case « business process » et repensant la manière dont on trace la valeur.

Ca n’était qu’un rapide survol du rapport. Je vous laisse aller le commander pour accéder au détail des chiffres, cas et analyses largement plus poussées que je n’ai pu le faire ici. Je voudrais juste terminer par une rapide conclusion générale.

L’analyse de Jane McConnell confirme en tout point ce que je peux également voir sur le terrain. La Digital Workplace n’est pas un objectif en tant que tel mais à  la fois le levier et la concrétisation de la transformation organisationnelle. Si cela représente un certain chantier technologique la difficulté est souvent ailleurs :

– dans la compréhension du besoin de transformation

– dans la vision que les fonctions centrales (HR, Communication, IT) ont d’un tel environnement : chacun voit midi à  sa porte mais ne voit qu’une partie de la réalité

– dans l’illusion rassurante que la technologie conduira le changement sans qu’on ait besoin de le conduire soi même.

– dans une vision et des cahiers des charges qui donnent la primauté à  l’outil et les fonctionnalités au lieu de partir de scénario d’utilisation « trans-outils ».

– dans la survie de concept immatures : la collaboration sociale consiste à  créer des communautés et y générer des conversations, le social est l’antithèse du process, l’activity stream est réservé au réseau social, l’intranet est un outil de communication, travailler n’est pas communiquer et reciproquement, et d’ailleurs que veut dire communiquer ?

Je vous laisse avec, une fois de plus deux citations à  relire avant de vous lancer dans un empilement d’outil ou une simple réaorganisation de l’existant.

Nous nous devons pas nous attendre à  ce qu’une application fonctionne dans un environnement dans lequel ses hypothèses ne sont pas valides.

Eliyahu M. Goldratt

Pour moi, réorganiser c’est mélanger des boites. Tranformer signifie de fondamentalement changer la manière dont l’organisation pense, réagit, entraine. C’est beaucoup plus que jouer avec des boites.
Lou Gerstner