Après les emails, si on se débarrassait des réunions

meetingsEt si après l’email, la réunion était le prochain fléau auquel l’entreprise devait s’attaquer ? Si on écoute les bruits de couloirs et qu’on discute avec les salariés, les réunions sont souvent citées comme étant un des aspects les plus négatifs du travail. Inutile, chronophages voire franchement désagréables elles ne trouvent grâce qu’aux yeux de ceux qui les organisent.

Car si on parle de productivité, de temps gaspillé ou d’engagement au travail le constat est dur :

Les réunions : improductives et désengageantes

des réunions où on doit être présent “pour information” alors que rien de ce qui est dit ne nous concerne directement et qu’un compte rendu suffirait pour maintenir un niveau d’information suffisant

le temps passé en réunion qui parfois absorbe entre la moitié et les 2/3 d’une journée de travail.

des réunions où l’on traite tellement de sujets que chaque participant n’est concerné que 20 minutes mais doit rester 2h.

des réunions qui n’ont d’autre but que d’affirmer l’autorité de celui qui les organise

des créneaux horaires imposés sans la moindre attention portée à  l’emploi du temps des participants et leurs propres besoins

des réunions préparatoires à  d’autres réunions, lesquelles sont suivies de réunions de débriefing

Ne nous trompons pas. Toutes les réunions ne sont pas inutiles et improductives. En fait les similarités avec l’email sont nombreuses et pour cause. Ils partagent un même problème : ça n’est pas tant le principe qui pose problème que le mauvais usage qui en est fait.

La réunion n’est pas mauvaise, la manière dont on l’organise oui

Quelles sont les causes des “mauvaises” réunions ?

Un manque de visibilité, d'”open work“. La fameuse “réunion pour faire le point” où chacun raconte ce qu’il a fait la semaine précédente. Non que ça ne soit pas important mais c’est la récurrence et la longueur de ces réunions qui pose problème. Une réunion devrait servir à  résoudre des problèmes, prendre des décisions, non à  les exposer et devoir, ensuite, prévoir une réunion de travail pour les résoudre. D’ailleurs le seul mot “réunion de travail” est éloquent : si on doit préciser qu’une réunion est faite pour travailler cela veut il dire qu’il y a des réunions où l’on ne travaille pas ?

Un manque d’agenda clair. C’est souvent une conséquence du point précédent : la réunion servant à  savoir ce que font les autre elle devient systématique, un réflexe, sans qu’on sache trop finalement de quoi on va parler. Ca peut également être du au manque d’organisation de l’organisateur où à ….

…Un détournement de la fonction de la réunion : le but de l’opération n’est pas d’être productif mais de réunir les gens pour renforcer l’esprit d’équipe, la réunion n’étant qu’un prétexte. Au final l’impact obtenu est souvent à  l’opposé du but recherché.

La multiplication des sujets : où l’on organise une grande réunion avec beaucoup de participants et où les intéractions seront faibles voire inexistantes par manque de temps alors que tout le monde n’est pas concerné par tous les sujets. Plusieurs réunions plus courtes, avec moins de participants seraient plus productives.

le manque de savoir vivre : choix des horaires au mépris des contraintes et travail des participants, imposer une réunion simplement pour montrer “qui est le chef” et a le contrôle de l’emploi du temps des autres.

Credits : http://www.dilbert.com

Email et réunions : même combat

Le parallèle avec l’email est saisissant : emails avec abus de destinataires en copie, envoyé à  n’importe quelle heure et avec un ton criticable, transformé en outil de collaboration et de reporting etc… Et de la même manière qu’on dit souvent que la boite mail d’une personne est la to-do list des autres et que l’email est le meilleur moyen de récupérer les problèmes des autres sans avoir le temps de gérer les siens,le problème d’une réunion vient souvent de l’écart entre le besoin et la volonté de son organisateur d’une part et les besoins et contraintes des participants d’autre part.

La solution n’est certainement pas technologique. Ou pas uniquement. Les meilleures solutions de communication, réunions à  distance, collaboration ou réseaux sociaux ne changeront rien à  des pratiques néfastes mais peuvent rendre possible des pratiques nouvelles pour peu qu’on désire les mettre en œuvre. On ne passe pas de la culture du reporting à  celle de l’open work sans certaines remises en cause. Et de la même manière que les entreprises construisent des chartes des réseaux sociaux – et devraient peut être commencer par une charte du bon usage de l’email -, il faudrait certainement envisager des chartes des bonnes pratiques en réunion.

Un sujet d’autant plus important que le bureau physique tendant à  disparaitre au profit d’une digital workplace, de nouvelles règles et comportements vont rapidement devenir indispensables.

Si un autre regard sur la question vous intéresse, allez donc lire ce qu’écrivais dernièrement Luis Suarez. L’homme qui a dit stop à  l’email est en effet en train de se poser la même question pour les réunions.

 

 
  • Claude Super

    Bertrand, as-tu déposé la marque NoMeeting ?
    Tu le dit “On ne passe pas de la culture du reporting à  celle de l’open work sans certaines remises en cause” et on a pu constater que le méthode Coué ne suffisait pas pour le NoEmail (malgré certaines professions de foi publiques auxquelles nous avons assité!).

    En dehors de Luis, je ne connait de retour d’expérience à  propos de “l’élimination” de l’email ou du moins de son utilisation à  meilleur escient, et toi ?
    Et puis les réunions, c’est rassurant pour tout le monde : on est occupé, il n’en sort souvent rien et une réunion en appelle une autre tandis que l’initiateur tient son “alibi” collaboratif ou collégial ;-)

  • nsteinmetz

    Cela me rappelle le “Why work doesn’t happen at work” de Jason Fried à  TEDx (http://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html) qui appellait à  la fin des M&Ms (Managers & Meetings)

    @claudesuper:disqus j’ai connu des personnes faisant ce genre d’initiative mais je ne sais pas s’ils ont tenu sur la durée. J’avais essayé pour ma part sur le mois de mai et j’avais vite capitulé devant le volume de mails et par le fait que certaines de nos procédures internes requiert ce mail. Par ailleurs, en regardant comment basculer ces emails sur le RSE, on voit vite qu’il n’y a pas les communautés adéquates de façon systémaitque et que certaines communautés qui pourraient résulter de cette bascule n’ont pas vraiment de sens, au sens o๠elles ne sont pas pérennes ni justifiée en dehors de l’email en question.

    • http://www.duperrin.com/english Bertrand Duperrin

      Pour revenir sur l’email je ne crois pas au noemail. Je pense juste que l’email va changer de nature et que ce qu’on doit faire c’est rendre plus cohérent le traitement des “signaux” dont l’email n’est qu’un avatar.
      Pour les réunions j’avais remarqué avec intérêt que ce point était largement et très bien traité dans “processus et entreprise 2.0″ de Yves Caseau car c’est un instrument de collaboration comme les autres, un canal, et si on désire une approche globale de l’efficacité collective on ne peut pas traiter la partie “IT” et laisser le reste en l”état.

      • nsteinmetz

        Mon but n’était pas de faire du noemail mais du less email ; mais même ça c’est compliqué :)

        Vais remonter par ailleurs ce livre dans ma liste de lecture.

        Reste que comme pour les emails, il y a un consensus mou pour les réunions sans pour autant chercher à  les améliorer d’une quelconque façon (ou si peu)

        • http://www.duperrin.com/english Bertrand Duperrin

          Oui… je dis souvent “mieux d’email”. Pour le consensus mou c’est comme tout ce touche aux habitudes ancrées : on voudrait bien mais on ne veut pas s’y atteler, prendre le risque de s’exposer, supporter les réactions des autres, passer pour un emmerdeur/un dingue etc.

          On manque de Luis Suarez dans les entreprises…