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Pratiques / Outils Collaboratifs | Bloc-Notes de Bertrand Duperrin - Part 2

Les meilleures pratiques de l’intranet

intranetAvenue A / Razorfish vient de publier un rapport sur les Meilleures Pratiques de l’Intranet. Vous pouvez vous le procurer gratuitement ici. Considérant l’intranet comme ayant vocation à devenir le lieu privilégié de échanges sociaux dans l’entreprise (intranet social ou intranet 2.0 comme vous voulez…) j’ai de plus eu une excellente surprise en lisant le sous titre du rapport: “A User-Driven Web 2.0 perspective”.

Une petite vue à chaud de ce rapport que je vous conseille vivement de télécharger. Je reviendrais sur certains points après une lecture approfondie.
- des aspirations émergentes: l’évolution d’internet amène les employés à attendre autre chose de leurs intranets. Ils les veulent user-centric, accessibles et simples d’utilisation comme ceux qu’ils utilisent hors travail (web 2.0)

- en laissant les employés organiser seuls leur espace de travail et leurs outils on envisage un gain de productivité sur le long termen grâce à l’utilisation de nouveaux outils quand bien même on concède un risque à court terme sur la sécurité.

- pour répondre à ces attentes et augmenter la productivité, les entreprises doivent comprendre l’intérêt de ce risque et s’inspirer des best practices de ceux qui sont d’ores et déjà inscrits dans cette logique.

- Notion d’intranet maturity framework: évaluer un intranet sur les critères suivants: implication du management, gouvernance, besoins des utilisateurs, user experience, technologie employée, formations mises en place, adoption, critères de mesure du retour sur investissement (ROI) [Read more...]

A propos de la transparence dans le process de décision

corporate communicationUn excellent article d’Elizabeth Albrycht [en] pose de la question de la transparence de la décision. Elle met en avant des éléments que j’ai maintes fois évoqué par le passé à savoir: le manque de confiance des Hommes envers l’organisation, d’avantage d’adhésion, des prescriptions légales allant dans ce sens (contexte US)…et enfin le fait que “tracer et publier” sa décision empêche parfois d’en prendre des mauvaises…car au delà de la publication de la décision il s’agit de rendre public tout son coté amont.

Bien que spécialiste des RP, le propos d’Elizabeth s’inscrit bel et bien dans le cadre interne de l’entreprise, une bonne chose lorsque nombre d’entreprises s’intéressent beaucoup plus à fédérer leurs clients que leurs collaborateurs.

Les commentaires qui suivent l’article le prouvent, on évoque de suite des outils collaboratifs tels que les wikis pour concrétiser cette démarche. C’est à mon sens la démarche dans laquelle sont d’ores et déjà engagées nombre d’entreprises qui en déployant qui des blogs, qui des wiki, qui des blueKiwi tendent à rendre transparent et compréhensible les décisions du management afin d’emporter l’adhésion de leurs collaborateurs, leur proposant parfois même d’y participer.

Un mode de fonctionnement de plus particulièrement adapté aux équipes transvers qui ont besoin de co-construire sans qu’une autorité ne supervise leur avancée à chaque instant, ce qui est gage de réactivité et moins lourd en termes de process.

Un dernier mot sur l’aspect légal: si la loi Sarbanes-Oxley  est la conséquences de certaines déviances d’entreprises aux USA, on peut envisager qu’à terme pour des raisons quelque peu similaires un de ces avatars arrive en France voire en Europe. Par exemple dans le cas d’un rapprochement entre Euronext et le NYSE. Anticiper de tels évènements et rendre la décision transparente peut également être un enjeu à moyen terme pour nos entreprises, et ce bien au delà du simple aspect communication et management

Partager son carnet d’adresse c’est aider ses collègues

conversationOn a tous besoin un jour d’un contact particulier, chez un fournisseur, un client…on tape parfois à la bonne porte, parfois à la mauvaise et on perd une opportunité alors qu’avec un autre interlocuteur…et de toute manière on perd du temps. Souvent dommage car il se peut qu’un collègue ait le bon contact, ce qui fait gagner un temps précieux. Le dit collègue peut, de plus, vous introduire, vous recommander s’il s’agit d’un contact très personnel, particulier ou “sensible”.

Reste à faire en sorte que tout le monde joue le jeu et ouvre son précieux carnet aux autres. C’est l’expérience intéressante menée par le Groupe Sadec et qui est relatée ici.

Cette expérience est d’autant plus intéressante qu’elle se double d’un volet de partage documentaire.

Initiative intéressante même si elle se veut un peu trop “top down” à mon gout: le collaborateur alimente ou prend des informations sans qu’il y ait une véritable démarche collaborative active qui lui donne l’autonomie. On en est donc pas au management des idées et aux discussions fructueuses mais plutot dans la capitalisation conjointe. Un bon début en tout cas.

Je remarque également la lucidité de l’équipe projet qui pense qu’au départ à peine un tiers des collaborateurs trouvera cela utile et que l’adoption se fera en fonction de l’apport de l’outil. Peut être qu’un volet humain (pratiques collaboratives)  en amont serait approprié…d’un autre coté on ne demande pas de véritable attitude pro active dans la collaboration, seulement un process de plus nommé “je partage mes contacts”. Tout dépend de l’ambition finale je pense qui reste ici très pragmatique et limitée à une utilité précise. On est dans le fonctionnel et non dans le stratégique ou le managérial.

En tout cas une heureuse initiative à suivre

Mc Gregor a l’épreuve des faits

conseilForce est de constater que la théorie de Mc Gregor, si elle a influencé certains auteurs et a inspiré nombre de managers, n’a pas eu pour effet de changer de tout en tout le monde de l’entreprise. A cela plusieurs raisons.

La première, toute simple, c’est que si aujourd’hui motiver ses collaborateurs en les valorisant, en donnant du sens à leur mission, si se rendre compte que l’entreprise est une masse d’intelligence à organiser et que c’est l’entreprise qui doit devenir intelligente au delà même de ses hommes est une tendance lourde (reste à ce que la volonté affichée se traduise dans les faits)…c’est tout simplement que cela relève de plus en plus du simple bon sens et que beaucoup de managers, à l’instar de Monsieur Jourdain, font du Mc Gregor sans le savoir.

A ceci une raison: le contexte. Mc Gregor écrit en pleine époque industrielle marquée du sceau du Taylorisme triomphant, méthode qui a porté ses fruits dans son contexte. Aujourd’hui dans une économie de la connaissance davantage marquée par la capacité d’une personne à occuper un poste en fonction de son apport et non plus de sa capacité à apprendre à répeter une tache simplifiée à l’extrême, on redonne la primauté à l’individu sur la tâche avec par conséquent davantage de prise en compte de ce premier. On soigne son collaborateur au lieu de graisser la machine outil…mais pour les mêmes raisons. C’est en tout cas ce qui résulté des modèles managériaux en pratique dans nombre d’entreprise, l’apport de Mc Gregor a été assimilé par la force des choses et par bon sens sans qu’on s’en réfère spécialement à lui.

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On a rien inventé…sauf les outils pour le faire

inventionJ’ai souvent eu des commentaires sur le “management 2.0” qui disaient en résumé “mais c’est vieux comme le monde”. Tout à fait d’accord, je ne prétend pas avoir inventé quoi que ce soit. On peut d’ailleurs dire la même chose du sous-marin et des voyages sur la lune: Léonard de Vinci et Jules Vernes avaient conçu tout cela avant. Conçu car les moyens de l’époque ne leur permettaient pas de réaliser ce qu’ils avaient couché sur les pages de leurs cahiers.

En termes de management il en va de même.

On l’a vu avec mon article sur ce bon vieux Mc Gregor. La théorie Y est vieille comme tout, largement minoritaire dans les faits mais jugée préférable à la théorie X par toute personne jugeant le port d’oeillières incompatible avec la fonction managériale.

Alors pourquoi cet état de fait?

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Journée KM et stratégies Web 2.0: entre espoir et inquiétude

idéeDepuis le temps que je le promettais, ma synthèse des deux évènements auxquels j’ai assisté ces dernières semaines, avec par ordre d’entrée en scène la journée projets KM de l’ENSAM puis la conférence Stratégie Web 2.0.

J’ai été tout simplement impressionné par la journée à l’ENSAM. J’y ai vu des projets brillamment réalisés et présentés par des étudiants passionnés sous la houlette, il est vrai, d’un mentor on ne peut plus motivant. D’ailleur cette journée aurait pu s’appeler Stratégie KM et ce pour diverses raisons:

- on part de la prise en compte de la dimension stratégique de l’utilisation de l’information

- on met en évidence des besoins

- on cherche les outils adéquats à la mise en phase des besoins de l’entreprise et de la capacité d’apport des collaborateurs

- on élabore une solution “sui generis”

- on la déploie.

Et devinez quoi? Ô miracle, on débouche sur des outils très “Web 2.0″ car une gestion de la connaissance pour être efficace doit miser sur une profonde dimension collaborative. Notons bien qu’on débouche sur des solutions “2.0″ non pas parce qu’on a voulu être “up to date & in the mood” mais de manière réfléchie sans avoir au départ l’idée a priori d’aller dans ce sens, ce qui prévaut étant la satisfaction d’un besoin quasi stratégique. A la limite les entreprises concernées, telles monsieur Jourdain, faisaient du 2.0 sans le savoir ce qui, a mon sens, est la bonne solution. Peu importe l’outil et la manière dont on le classifie, ce qui compte est ce qu’il apporte. La meilleure preuve en est que dans un amphi peuplé de personnes sensibles à la matière et aux nouveaux outils, le sondage “savez vous ce qu’est le web2?” a bel et bien montré que seule une très faible minorité savait de quoi on parlait. Alors imaginez devant un parterre de décideurs “conventionnels”, le temps passé à expliquer le web2 quitte a faire peur, inquiéter ou braquer les technophobes…que de temps perdu alors qu’une approche “a quoi ça sert, ce que ça apporte” se terminant par “au fait on commence à appeler ça le web2″ serait, à mon sens, beaucoup plus cohérente. [Read more...]

Partage des connaissances pour l’innovation: problématiques et outils

Présentation de l’expérience Thalès (division Air Systems) lors de la journée KM de l’ENSAM. Contexte: mise en place
1°) Benchmark externe: les bonnes pratiques:

Avoir le soutien de la direction

Rattacher le projet au Business

Outil convivial et simple

Cibler les moteurs, les réfractaires, les mitigés.

2°) Benchmark interne

- listing des outils présents dans l’entreprise

- déceler des dynamiques: organisationnelles (soutien du top management), culturel (enthousiasme du personnel), techniques (une population ouverte au changement)

- freins organisationnels ( Thales travaille par affaire (sur quoi imputer l’investissement), structure matriciels), culturels (grosse culture du workflow, hypervalidation), techniques (trop d’outils et faible visibilité de certains d’eux).

Element à prendre en compte: vision de Patrick Brossais (Thalès) sur l’Agora Web qui a guidé les étudiants dans leur mission.

Partant de là, 3 outils ont été choisis: Wiki, Who’s who et blog.

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Connaitre et comprendre son style de travail et se situer par rapport à son entourage

conversationTel est le titre de l’intervention de Richard Collin dans le cadre de la journée KM de l’ENSAM.

Problématique que j’ai déjà abordé sous un angle très traditionnel avec quelques articles sur le MBTI notamment. Voyons ce que ça donne appliqué à des concepts plus novateurs et sous l’ange du travail collaboratif.
Il présente devant nous les résultats d’une étude qu’il vient d’achever sur le sujet.

• en matière de travail collaboratif “tout le monde ” veut plus et trouve qu’on en fait pas assez.

• beaucoup de points positifs identifiés par rapport à l’efficacité et aux rapports avec les autres.

• Les freins: on va m’en demander plus, c’est contre la culture d’entreprise.

• 3 attitudes: “c’est super”, “je veux mais les autres veulent pas”

• 3 poles de commentaires: problématiques de temps, d’outils et de travail.

==> Déficit de formation

==> Immobilisme et problèmes culturels (entreprises françaises notamment)

==> Pas de grandes différence entre grandes entreprises et PME.

==> On isole bien deux groupes: les familiers de la techno et les autres qui trouvent souvent les mêmes excuses (culture, “les autres”,…)

Bientôt un livre blanc sera disponible online.

Outils d’efficacité collective

puzzleSuite de la Journée projet KM à l’ENSAM.

Visiblement on va parler d’efficacité collective et du rôle du Web2.0 dans les usages qui la rendent possible.

Petite discussion introductive

Ces espaces doivent à la fois être ouverts et restreints pour maintenir confiance et convivialité.

La segmentation des espaces collaboratifs est elle la conséquence du passage du collectif au connectif? En tout cas les espaces collaboratifs cessent enfin de répliquer la sructure de l’entreprise afin de gagner en efficacité.

Discussion sur la notion de 2.0: elle n’est pas technique mais symbolique et symbolise une rupture dans les usages. Le Web deux est donc une étape vers le système d’information pragmatique. [Read more...]

Coopérer ça rapporte

conseilAvant même d’emettre l’idée de déployer quoi que ce soit auquel on acolle l’adjectif “collaboratif”, il est important que se mettent en place les pratiques, la forme de management qui va avec. C’est le type de “mini révolution” qui demande adhésion…donc conviction.

Parfois les collaborateurs sont demandeurs…reste à convaincre la direction. Tantôt c’est l’inverse.

Un argument intéressant lorsqu’on a affaire à un adepte du retour sur investissement: une étude (ici en pdf) met en avant que la collaboration influe sur la performance de l’entreprise à hauteur de 36% (à voir en rapport des 16% dus aux choix stratégiques). Restent 64% ce qui montre bien que la performance est la conséquence d’un grand nombre de facteurs…au nombre desquels la collaboration tient un grand rôle, ne serait-ce qu’elle permet souvent de tirer le meilleur du reste.
Reste ensuite à “inventer” l’entreprise qui va avec, pratiques, process, et systèmes.
(info via b-spirit)