Le réseau social d’entreprise : un célèbre inconnu

Résumé : le réseau social est le futur du système d’information, un outil plébiscité par les salariés qu’il va sauver de l’email et aider à adopter de nouvelles pratiques de travail plus efficaces. En est on vraiment sur ? Hors d’un cercle d’initiés (qui s’agrandit à vitesse grand V), hors de ceux qui ont été mandatés par leur entreprise pour s’approprier le sujet, les termes “réseau social” et “entreprise” ne se rejoignent que rarement dans l’esprit de la plupart des collaborateurs. Et lorsque cela arrive, c’est davantage pour parler de Facebook et de gestion d’image que d’efficacité au travail. Les causes : une question que peu se sont encore appropriée, une énorme difficulté à transcrire des usages personnels dans un contexte de travail pour formuler une proposer de valeur claire et l’image omniprésente de Facebook qui n’aide pas.

J’ai eu dernièrement l’occasion de discuter avec un petit groupe de personnes dont la plupart ont tous en commun d’avoir, dans leur titre, deux mots. “Directeur de”. A un moment de la discussion le mot magique est lancé par un des participants : “réseau social”. A quelques exceptions près tout le monde avait un avis, une question, une opinion à partager. Rien d’étonnant tellement le réseau social d’entreprise est désormais un sujet brulant pour de nombreuses organisations.

Et là…patatras ! La star de la conversation devient rapidement Facebook et on parle de risques de fuite d’information, de productivité en chute chez les salariés, à la surprise de ceux qui avaient lancé la discussion. Car, bien entendu, c’est de réseau social d’entreprise qu’ils parlaient. Car, évidemment, personne ne pouvait se méprendre car tout le monde sait ce qu’est un réseau social d’entreprise.

Et bien non. A la limite je m’attendais à ce type de réaction et s’il a pu ouvrir les yeux de quelques uns ça n’est pas plus mal.

Le réseau social d’entreprise est en fait un sujet très paradoxal. Bien sur vous qui lisez ce blog régulièrement n’avez aucun problème sur le sujet. Bien sur vous qui êtes mandatés par votre entreprise ou vos clients pour travailler sur le sujet, n’avez pas le moindre doute sur la question. Maintenant allez poser la question autour de vous, à vos amis, relations etc… Vous récolterez pleins d’avis, d’idées, de questions voire d’inquiétudes sur la problématique “entreprise et réseau social”. Mais sur le sujet “réseau social d’entreprise”….

Il faut reconnaitre qu’hors d’un public d’initié le réseau social reste un jouet divertissant, voire un outil de communicants. Qui en doute peut aller lire cet article du Figaro qui nous dit que le réseau social s’impose peu à peu aux DRH… Et de quoi parle-t-on ? Recrutement, image…réseaux sociaux grand public en somme. Et pourtant il y a des choses à dire sur le sujet, du coté interne, vu par la lorgnette RH.

Le RSE, car c’est ainsi qu’on l’appelle chez les initiés, est donc loin d’avoir tué son père (Facebook…même si nombre de solutions d’entreprise existaient avant que FB ne devienne vraiment grand public et ouvert à tous).

Bon, ce constat, quiconque discute avec des “vrais” gens l’a fait depuis longtemps. Mais reste à en connaitre les causes pour mieux les traiter.

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La sécurité de l’information est une chose trop sérieuse pour être confiée à des informaticiens

Résumé : une étude récente montre la dangerosité croissante des réseaux sociaux en termes de fuite d’information en se basant le l’étude du comportement d’un panel représentatif. Une conclusion un peu trop hative : elle ne fait que prouver que la sécurité de l’information n’est pas qu’une affaire de technologie mais d’usages, de comportements, une dimension que les directions informatiques ont du mal d’appréhender car ayant une vision technologie du problème et des solutions. Preuve à l’appui : il semblerait que les informaticiens aient le comportements les moins responsables, peut être justement parce qu’ils sont habitués à sécuriser des outils sans s’intéresser aux comportements.

Je suis récemment tombé sur une étude a propos de la dangerosité de certains outils au regard des risques de fuite d’information. On y apprend d’abord que l’email est le champion numéro un des fuites (mais est-ce une surprise ?) et que les réseaux sociaux progressent à vitesse grand V dans ce classement ce qui n’a rien de surprenant puisque l’utilisation de ces mêmes outils est elle même en hausse.

Lorsqu’on m’interroge sur la question ma réponse est invariablement la même : l’outil, quel qu’il soit, n’est pas dangereux. C’est son utilisation qui peut l’être. En version un peu plus imagée pour ceux qui ne comprennent le message la première fois : “un irresponsable est dangereux avec n’importe quel outil de communication, même un pigeon voyageur”. Et le meilleur moyen pour lutter contre l’irresponsabilité n’est pas dans l’interdiction mais l’éducation. En effet lorsqu’on on interdit sans éduquer (ou au lieu d’éduquer) on fait du contournement de l’interdiction un sport national avec des conséquences pires que la situation de départ.

Et ça n’est pas cette étude qui va me faire changer d’avis, bien au contraire. Le test mené pour arriver à ces conclusions est très intéressant :

Le test réalisé a consisté à soumettre une “friend request” à plus de 2000 utilisateurs (toutes professions confondues) de réseaux sociaux, puis de déterminer ensuite le type de détails révélés par les usagers. Le résultat est surprenant puisqu’il révèle que 86% des usagers ayant accepté la demande de l’amie “test” (une femme, donc) travaillent dans l’industrie informatique, dont 31% plus particulièrement dans la sécurité informatique. Raison invoquée pour accepter la demande : “le joli visage” de l’amie test pour 53% des personnes interrogées. Après une demi-heure de test, 10% des utilisateurs ayant accepté cette demande communiqueraient des informations personnelles comme leur adresse et numéro de téléphone. Deux heures plus tard, 73% d’entre eux commenceraient à révéler des information de nature confidentielle : sur leur lieu de travail, la stratégie d’entreprise, ou encore sur des logiciels ou produits technologiques encore non commercialisés. [Détails ici]

Plusieurs points sont à relever :

- des personnes acceptent une demande de mise en relation d’une inconnue. On en revient à mon postulat de départ. C’est l’individu et sa sensibilisation au sujet qui sont en cause et pas la nature de l’outil. Deux alternatives sont à explorer ici. Soit ils feraient exactement la même chose s’ils tombaient sur la même jolie jeune femme au bar du coin en sortant du travail et c’est tout un programme d’éducation qui est à penser au niveau de l’entreprise. Soit c’est le fait qu’ils soient en ligne qui leur fait perdre le sens commun et il faut simplement leur faire comprendre que les mêmes règles s’appliquent sur le web que dans la vie : on se suit pas un inconnu !.

Ajoutons sur le sujet qu’on a trouvé pire le que les réseaux sociaux : repas de famille, soirées entre amis etc… sont historiquement des sources de fuites beaucoup plus efficaces que des rréseaux sociaux. Je ne parle même pas des discusssions dans les trains, des personnes dont on peut lire l’écran de leur portable à condition d’être assis pas trop loin etc…

- les informaticiens sont encore plus “dangereux” que les autres : effectivement car ils pensent technologie et pas usages et n’envisagent par conséquent le risque ou la suppression de celui ci que par des mesures techniques. Un outil totalement sécurisé techniquement est une véritable passoire si on l’utilise mal. Des non informaticiens qui perçoivent le risque par rapport à la relation et non par rapport à l’outil sont peut être plus méfiants.

Conclusion : ce qui touche à la sécurité de l’information n’est pas qu’une histoire de technologie et les informaticiens ne sont pas les mieux placés pour appréhender la question dans son ensemble. La sécurité est une affaire de technologie et de comportements, cette seconde dimension ne pouvant être adressée que par le biais de campagnes adhoc.

Un exemple pour conclure : vaut il mieux un salarié averti des dangers qui va sur Facebook qu’un salarié non averti, à qui on bloque l’accès depuis son bureau mais qui y va depuis chez lui ou son mobile ? Le second est rendu inoffensif dans les murs de l’entreprises mais tant qu’il n’est pas éduqué il reste dangereux dès qu’il utilise un autre terminal.

Bien sur…il est plus facile d’appuyer sur le bouton “off” que de mettre en place un programme de sensibilisation à grande échelle. Mais ça ne résout finalement pas grand chose.

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Médias sociaux : y être, faire comme avant et faire du neuf

De part et d’autres de l’Atlantique je vois sans cesse arriver des chiffres qui montrent que de plus en plus de personnes sont désormais “sur” un nombre croissant de réseaux sociaux, que tel pourcentage d’une classe d’age y est présent, quel tel pays y est beaucoup plus représenté ou comble son retard sur les autres etc…

D’où la conclusion qui s’impose à nous : tout le monde ou presque, est à l’aise avec cette logique et ces outils et, de fil en aiguille, tout le monde va être à l’aise pour les utiliser dans l’entreprise, voire les réclamer.

Une première réflexion sur le nombre d’utilisateurs. Quand on différencie le nombre d’utilisateurs inscrits du nombre d’utilisateurs actifs les chiffres font une chute abyssable, on l’a bien vu dernièrement avec twitter. Si je devais faire le compte du nombre de services où j’ai un compte que j’ai ouvert pour essayer ou où mon profil ne sert qu’à me trouver si on m’y cherche, et le nombre de services que j’utilise vraiment et qui tend à se réduire comme une peau de chagrin je pense que j’en aurai moi même le vertige. Si je me mets à la place de l’utilisateur “lambda” qui a fini par craquer à force d’être invité des dizaines ou centaines de fois par ses amis, contacts etc..à rejoindre la dernière plateforme à la mode et qui oublie au bout d’un mois qu’il y possède un compte…

Ce qui importe pour évaluer la santé des médias sociaux n’est pas tant le nombre d’utilisateurs que ce qu’ils y font (lorsqu’ils y font quelque chose). Oublions donc ceux qui y sont sans rien y faire et regardons ceux qui y sont actifs.

Prenons Facebook, par exemple. Regardez l’utilisation la plus courante qui en est faite. Dire ce qu’on fait, ce qu’on pense. Partager un trait d’humour le plus souvent. Partager quelque chose qu’on a vu ailleurs sur le net, image, vidéo, texte. Cela ne vous rappelle rien ? C’est ni plus ni moins ce qu’on faisait avec des emails en 2000. Aujourd’hui au lieu d’envoyer une vidéo à tout son carnet d’adresse par email, on la partage dans Facebook. On joue aussi sur Facebook…en 2000 les jeux étaient des petits services indépendants, on y jouait et on donnait l’adresse de nos amis pour les inviter à jouer. Aujourd’hui tout cela se passe au sein d’un environnement unique. Quand aux usages vraiment nouveaux, ils arrivent peu à peu, certains sont plus qu’intéressants, mais ils ne concernent qu’une infime minorité.

Prenons l’exemple de réseaux plus professionnels maintenant, LinkedIn ou Viadeo. Beaucoup y “sont”, s’en servent pour “pousser” leurs candidatures lorsqu’ils recherchent un emploi (d’une manière dont la conventionnalité la rend parfois maladroite) ou leur produit lorsqu’ils cherchent à vendre. Certains participent dans des groupes, mais là cela représente déjà moins de monde. Certains utilisent les possibilités de qualification et de filtrage tant pour connaitre que se faire connaitre (utiliser le réseau et ses maillons plus que l’approche directe) mais c’est encore plus rare.

Première conclusion : il y a une différence énorme entre “être” sur un réseau social et l’utiliser. Il y a ensuite une différence tout aussi importante entre “s’en servir pour faire comme avant” et “s’en servir pour faire des choses nouvelles”.

Passons donc maintenant au monde de l’entreprise… [Read more...]

7 mots clé du web 2.0 à manier avec précaution en entreprise

Si l’entreprise 2.0 trouve une partie de son origine sur le web, il est désormais évident que ce qu’on trouve sur ce dernier demande un certain toilettage pour passer les portes du monde des affaires. Un des points d’achoppement les plus évidents est une question de langage qui amène souvent deux personnes parlant de la même chose et étant d’accord sur le fond à ne pas se comprendre. C’est souvent également de là que provient le fait que, parfois, le sujet n’est pas été pris au sérieux par les (sérieuses) personnes que l’on essayait de convaincre.

C’était d’ailleurs une des conclusions des discussions ayant suivi l’entreprise 2.0 conference de Boston : l’entreprise 2.0 doit apprendre le langage de l’entreprise, et pas l’inverse. Confirmation dans ce billet avec quelqu’un de chez Booz Allen Hamilton (dont la plateforme 2.0 interne est un franc succès) : “je me moque de la manière dont on appelle ça, j’ai du travail à faire”. Comprenons : la dimension business prime sur tout et c’est en des termes compréhensibles qu’il s’agit de formuler les choses sinon on n’a pas de temps à perdre là dessus.

Quoi qu’il en soit, voici quelques mots magiques que notre expérience du web nous amènent à replacer (même par inadvertance) trop souvent dans des discussions orientées “entreprise” et qui expliquent pourquoi notre interlocuteur nous regarde avec un drôle d’air (et que le premier qui n’a jamais eu ce sentiment lève le dogt ! ). Soit parce que les termes utilisés ne sont pas pertinents à ses yeux soit parce qu’ils sont vecteurs d’inconfort.

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Un consultant de 15 ans nous parle des jeunes. Et alors ?

L’affaire a fait grand bruit la semaine dernière. Un consultant de 15 ans a produit chez Morgan Stanley un livre blanc sur l’utilisation des médias par les jeunes de sa génération. Et tout le monde de tomber en pâmoison devant un document d’une telle pertinence, jusqu’à propulser la chose en première page du site du Financial Times. Je me suis empressé de me jeter sur ce rapport qui allait changer la face du monde.

Je vous laisse en prendre connaissance avant de creuser un peu.

Media&Internet How Teenagers Consume Media

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Quand l’excès de gouvernance mène à la non gouvernance

Le sujet de la gouvernance des systèmes d’information est d’autant plus capital qu’il s’applique à ce qui constitue l’épine dorsale du fonctionnement de l’entreprise. On n’est jamais efficace, en effet, que lorsqu’on sait quelle est la ligne directrice à long terme, ce qui est permis, ce qui ne l’est pas, la philosophie SI interne. Difficile en effet d’être optimal lorsqu’on ne connait pas les règles du jeu.

Avec l’arrivée du web dit 2.0 dans l’entreprise, la gouvernance connait une seconde vie avec des outils davantage orientés usages/utilisateurs ce qui nécessite une concertation plus large quant à leur mise en place et leur adoption. Ce qui fait, d’ailleurs, qu’une DSI participe pleinement au projet de l’entreprise en se positionnant en centre de service plutôt qu’en centre de coût. Remarquez que c’est une attitude qui n’est pas propre qu’aux projets impliquant du “2.0″.

Quoi qu’il en soit de tels projets ne peuvent que s’inscrire dans le cadre de la gouvernance mise en place dans l’entreprise. C’est là que le bât blesse souvent. Bien entendu je parle de cas suffisamment extrêmes pour être éloquents et ne mets en aucun cas tout le monde dans le même sac. A chacun d’estimer sa propre situation.

Deux cas sont fréquents :

• Faire rentrer les nouveaux outils dans la gouvernance actuelle : ce qui revient à faire rentrer des carrés dans des ronds. Faible personnalisation par l’utilisateur, fonctionnalités dégradées en fonction des rôles, aucune action sans validation hiéarchique etc… vous comprenez bien que ça ne peut pas fonctionner.

• Faire évoluer la gouvernance en fonction de ces nouveaux outils : bonne solution. Mais si on élabore la nouvelle gouvernance avec des principes tels que “limiter l’autonomie de l’utilisateur”, “l’utilisateur est un danger pour le système”, “l’autonomie dans l’utilisation dépend de la position hiérarchique” etc…. ceux là même qui ont ont amené aux règles précédentes, et bien on en arrive bizarrement aux mêmes règles.

On ne “gouverne” que ce qu’on comprend. Le manque de compréhension entraine la peur qui entraine logiquement la mise en place de règles les plus strictes possibles. Il intéressant de se rendre compte que les règles les mieux adaptées sont celles qui sont édictées par ceux qui ont essayé de s’immerger dans quelque chose de nouveau et de le comprendre en amont. A l’inverse de ceux qui essaient de réglementer ce qu’ils ne comprennent pas, ce qui leur est inconnu, qu’ils n’ont pas essayé de comprendre. Dans ces cas réglementer devient rapidement “se protéger contre”.

Cela ne semble pas dommageable outre mesure, après tout chacun est maitre chez soi et est libre, par excès de certitudes, de passer à coté de quelque chose. Ce qui vaut surement mieux que faire n’importe quoi en pensant pouvoir s’affranchir de certaines questions d’ailleurs. Mais le danger devient alors plus insidieux : les exemples de collaborateurs, d’équipes qui ont ouvert des plateformes de travail (ou détourné un outil grand public pour utilisation professionnelle) sont légion. Et là tout échappe à toute forme de régulation, tout se fait “sous le radar”. Créer et administrer son SI en ligne est désormais à la portée de quasi n’importe qui.

Autant dire qu’il faut éviter qu’une gouvernance inadéquate mène à la non gouvernance.

Gouverner c’est prévoir. Mais prévoir c’est également comprendre. Donc pour bien gouverner il est important de prendre le temps de comprendre.

Un dernier points pour finir : on peut se pencher sur le web grand public pour comprendre, mais il faut également se mettre dans la perspective d’une professionnalisation des usages et comprendre que le collaborateur a une attitude plus responsable que l’internaute. On peut d’ailleurs, dans le cadre d’une gouvernance bien conçue, confier ce rôle de professionalisation à une équipe “experte”, garantie que la dite gouvernance sera mise en oeuvre et expliquée, qu’elle sera perçue comme un cadre stratégique et non comme un un cadre coercitif. Et pour les praticiens avides de rentrer dans le vif du sujet, je vous renvois à cet excellent article de Ross Dawson.

Les RH sont définitivement au coeur de l’entreprise 2.0

C’est une relation compliquée que celle des ressources humaines et de l’entreprise 2.0, ou plutôt de l’utilisation de “social software” au sein de l’entreprise. Peu importe le sens dans lequel on prend le problème on passe toujours par la case RH. Ce qui n’est pas pour me déplaire quand on sait à quel point ce service a pu être sous-utilisé voire cantonné à un rôle de faire-valoir dans nombre d’entreprises quoiqu’il semble que cela finisse enfin par changer.

Il y a deux raisons à cela.

La première est que nombre de personnes, dont je fais partie, ont été amenées à s’intéresser à l’entreprise 2.0 parce que leur problématique de départ étaient essentiellement RH. Dans ce cas, les outils en question ont été vu comme des catalyseurs de nouvelles pratiques souhaitables voire souhaitées par l’entreprise mais qui étaient difficiles à mettre en place en raison de barrières (temps / espace / outils) dont les fameux outils permettaient de s’affranchir.

La seconde est que les autres, ceux qui étaient passionnés par les outils sans trop s’intéresser au fonctionnement interne des grandes entreprises, ont fini par se rendre compte qu’à un moment ou à un autre de la démarche on finissait toujours par croiser la route d’un service RH en général peu au fait de ces nouveaux usages et donc généralement méfiants. Sans compter que souvent, à mon grand désespoir, le rôle assigné aux RH est davantage de garantir une forme de status quo plutôt que d’être un laboratoire d’innovations, ce qui montre ses limites aujourd’hui lorsqu’on se rend compte que la dimension humaine est centrale dans le traitement de la crise actuelle.

Dès lors on se rend compte que lorsque les RH ont été fortement impliquées on a affaire à des succès majeurs (voir le cas de CISCO où un travail en profondeur a été fait sur le leadership et les évaluations) et dans le cas contraire elles passent pour des freins ou des empêcheurs de tourner en rond.

Ca n’est en fait pas si simple.

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Pas d’entreprise 2.0 sans professionnalisation du web 2.0

Très souvent un frein à l’entreprise 2.0 vient du web 2.0 lui-même. Nombre de décideurs, lorsqu’ils commencent leur réflexion, regardent logiquement ce qui se passe sur le web. Certains se reposent sur leur propre expérience parce qu’ils sont des utilisateurs plus ou moins avertis, d’autres découvrent un monde nouveau, parfois sans le comprendre.

Cela pose problème à deux points du processus de transformation.

• La décision : au moment de décider de se lancer dans un projet social software et quand bien même l’entreprise aurait compris l’enjeu organisationnel qui précède les outils, le décideur a en tête des gens qui racontent leur vie sur Facebook, se “pokent” et se livrent à la guerre des vampires contre les zombies. Il pense aux “vidéos à la con” que ses amis lui envoient, au “faites péter les com’s” de son ado de fils sur son skyblog, à des commentaires disant que “c vrémen top”, et aux milions de gens qui cherchent quelqu’un pour déjeuner vers Opéra, qui s’ennuient devant un programme TV pitoyable ou ont des voisins trop bruyants et le racontent sur twitter. Faute de recul suffisant c’est ce qu’il a à l’esprit, ce qu’il visualise au moment de prendre sa décision.

• Le déploiement. Déployer un outil est une chose, mais l’objectif est bel et bien qu’il améliore la performance donc qu’il soit utilisé, et utilisé pour les bonnes raisons. “Partagez, collaborez et connectez vous” n’a aucun sens pour les collaborateurs. Il faut traduire les grandes logiques observées sur le web et désirées en entreprise en comportements concrêts au quotidien. En amont cela aide le chef de projet à “visualiser” la réalité vers laquelle on se dirige (ce qui n’est ni évident ni un luxe), en aval cela permet aux personnes concernées de comprendre exactement ce qu’on attend d’elles au quotidien.

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Etude sur les usages des TIC dans les entreprises françaises

Il y a une quinzaine de jours de cela j’ai été invité par Microsoft à assister à la présentation d’un rapport sur les usages des Technologies de l’Information dans les entreprises en France. Soit dit en passant vous ne pouvez imaginer quelle bien cela me fait de ne pas voir accolé le terme “nouvelles” à technologies de l’information, chose trop fréquente lorsque ceux qui entendent vous éclairer n’y connaissent rien de plus que vous.

Ceci étant dit j’étais intéressé par la chose pour plusieurs raisons:

• On parle beaucoup de la transformation des usages dans l’entreprise liée à l’arrivée d’une nouvelle génération de collaborateurs dans l’entreprise (generation Y, digital natives voire simplement “les jeunes de maintenant”) mais à part des observations éparses il n’y avait pas encore eu quoi que ce soit de réellement construit et exhaustif en la matière.

• La méthodologie était pour le moins neutre et exhaustive : on partait du général vers le particulier en démarrant par l’aspect sociologique, puis en quantifiant et qualifiant le tout pour arriver à des cas précis, le tout avec des partenaires spécialisés en la matière (Eranos, Added Value, Ifop et BearingPoint pour ne pas les citer).

Voyons donc ce qu’il en ressort.

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Dangerosité d’internet pour les enfants en incompréhension parentale

Cette note de Jon Husband et l’article du Guardian qu’il mentionne m’incite a m’interroger sur l’impact présumé du net et de ses usages sur nos petites têtes blondes.

On s’inquiète du temps que les jeunes peuvent passer en ligne. Et alors ? Je pense que toutes les générations, la leur, la mienne comme celle de nos ainés, ont eu leurs loisirs favoris. Pour certains c’était la télé, pour d’autres les trains et circuits électriques, il y a eu les fans de Barbie qui pomponnaient leur poupée comme si c’était “in real life” pendant que le frère se prenait pour le futur Platini dans le parc du quartier puis sur sa console le soir en rentrant. La liste est longue et chacun peut s’amuser à se souvenir de ce qui monopolisait notre attention. En cela les choses ne sont pas si différentes. Cela est il dangereux ? Pas plus que tout ce qui focalise l’attention trop longtemps et fait oublier le reste. Pas moins non plus. Bref, rien de nouveau depuis l’époque de ma grand mère.

Un des dangers contre lesquels il faut souvent protéger les jeunes est l’isolement que provoquent des loisirs trop envahissants. Là encore je ne trouve pas qu’il y ait grand chose de nouveau. Un loisir trop solitaire coupe du monde, un loisir collectif mais qui ne s’exerce qu’avec des amis coupe tout de même encore de la famille.

Pourquoi tant d’effroi devant un phénomène  connu depuis que le monde est monde ?

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