Savoir gérer son temps

C’est la grande préoccupation des cadres: comment réussir à  faire mille choses à  la fois en les faisant bien et sans pour autant sacrifier sa vie privée.
Si cela ressemble fort à  la quadrature du cercle et si chaque cas est unique il y a tout de même quelques fondamentaux à  prendre en compte.
Car ne nous y trompons pas, à  l’heure où la nouvelle génération (et même l’ancienne) est demandeuse de plus d’équilibre entre le professionnel et le personnel, où, conjoncture oblige, la pression a rarement été aussi forte, la question de la gestion personnelle du temps est un enjeu capital tant pour le salarié que pour l’entreprise.

Une question que l’on me pose souvent: « comment fais tu pour enchainer tes heures de boulot au cabinet avec des débordements horaires auxquels tu dois t’adapter, voir tes amis, te consacrer à  tes hobbies, sans jamais trop sacrifier l’un ou l’autre? ».

A vrai dire ma seule réponse était… »et bien…..je ne sais pas, c’est comme ça ». Rebelotte avec des « collègues » de cours qui lors de leur stage n’avaient qu’une tche définie à  accomplir alors que, ayant eu la change de trouver un stage dans un excellent cabinet de conseil, je jonglais avec de nombreux dossiers aux problématiques différentes, en les faisant tous avancer de front. Me rendant compte par ailleurs que cette question du « je suis débordé », « ma vie perso fout le camp » devenait de plus en plus présente (il parait que c’est une des problématiques « star » en matière de coaching), j’ai décidé d’y regarder de plus près.

Une question de priorité!!

Gérer son temps c’est avant tout gérer ses priorités. A chacun les siennes, donc à  chacun sa solution. Mais pour tous la même question à  se poser: « qu’est ce qui est prioritaire, qu’est ce qui peut attendre? ». Et j’insiste bien sur la différence entre priorité et urgence. Nous n’avons effectivement pas tous la même notion de l’urgence: pour certains tout est urgent, la prioritarisation sert à  discerner dans l’urgence!

De la même manière une chose prioritaire peut ne pas être importante: un petit détail de votre vie privée peut vous bloquer toute la journée au travail et vous empêcher de vous concentrer. Et bien, si cela est possible, pourque ne pas prendre 5 minutes si cela peut se régler au téléphone depuis le bureau plutot que d’attendre le soir et d’être ainsi paralysé donc improductif toute une journée. J’ai eu par le passé un collègue qui ne pouvait travailler sans avoir pris son café et lu le journal du jour. S’il arrivait juste à  l’heure le matin il n’en avait pas le temps et « bloquait » toute la journée et son dossier « super urgent » n’avançait pas. Prendre 5 minutes de retard en début de matinée l’aurait rendu productif sur la journée s’il avait fait la différence entre l’urgence du dossier et la priorité du café. Car c’est ensuite une journée de perdue qui se répercute sur toutes vos tches.

C’est ainsi que de nombreux cadres décloisonnent vie personnelle et professionnelle. Il leur arrive de régler un problème perso depuis le bureau et d’être disponibles depuis chez eux pour le boulot. Cela évite de sacrifier sa vie privée, sachant que de toute manière on emmène toujours ses soucis professionnels à  la maison et ses soucis personnels au bureau. Alors autant ne pas attendre l’heure ou on rebascule dans l’autre vie pour régler les choses: on s’attaque au problème et on passe à  autre chose.

Une autre tactique est de noter en début de semaine 4 ou 5 choses prioritaires. Par exemple: boucler tel dossier, recontrer untel, faire le point avec le responsable du projet x, emmener les enfants au zoo. Si à  un moment vous être débordé regarder si ce que vous êtes en train de faire contribue à  la réalisation d’une de ces priorités. Si ça n’est pas le cas, mettez ça de coté et revenez y ultérieurement. Le fait de se fixer une « to do list » a priori permet de compense la perte de lucidié que l’on connait lorsqu’on est le nez dans le guidon.

Respectez votre horloge interne

Nous avons tous un biorythme différent. Certains sont plus efficaces le matin, d’autres l’après midi, d’autres encore atteignent leur maximum de concentration en pleine nuit! Sachons en tenir compte pour élaborer notre emploi du temps. Il est également prouvé que 20 minutes de sieste après la pause déjeuner permettent d’être efficace 2h de plus en fin d’après midi. Pourquoi ne fait on pas la sieste alors? Question de mentalité de crois. Une amie chef d’entreprise me confiait qu’elle faisait des micro siestes de 10-20 minutes 2 ou 3 fois dans la journée ce qui lui permet d’enchainer des journées très longues « à  pleine charge ». Par contre, me confiait elle « si demain je redeviens salariée je n’oserai jamais ».

Surtout respectez votre organisme: on paie toujours les heures de sommeil perdues. On peut raccourcir ses nuits sur une période de 2 mois mais gare au retour de baton. Nous sommes inégaux devant le sommeil et rien ne sert de s’imposer le rythme d’un autre.

Je me suis rendu compte que je faisais partie des 5% a qui 5 à  6 h de sommeil suffisent quoi qu’il en soit. Si besoin je peux à  l’occasion descendre à  3 ou 4 à  condition de récupérer vite et ne pas laisser le déficit s’accumuler (inutile de s’effondrer dans 2 mois…). Je fais donc des journées de 19h, ça aide à  faire beaucoup de choses et à  vivre ses passions hors du boulot. Ca m’a rendu beaucoup de services en me permettant de faire beaucoup de choses tout en conservant mon équilibre et sans m’épuiser. J’aurai toujours 4 à  6h d’avance sur un gros dormeur…c’est la nature et tant mieux pour moi. Cela signifie surtout que si j’avais besoin de plus de sommeil j’organiserai ma vie autrement. On a toujours tort contre son organisme, alors plutot que se forcer il faut s’organiser.

Halte aux distractions

Consulter son mail toutes les 5 minutes, répondre aux appels intempestifs…voilà  qui est chronophage lorsque vous êtes plongés dans un dossier complexe. Il est plus utile de se fixer des plages horaires dédiées à  ces activités « passives ». Plutot que d’attendre d’être stimulé on devient alors actif, ce qui permet de garder la main sur son planning.

Déléguer, vous connaissez?

Souvent le manque de temps n’est autre que la conséquence d’une incapacité à  déléguer. Sentiment confimé par de nombreux coachs que j’ai rencontré. Selon eux l’essentiel des problématiques de gestion du temps vient d’un déficit de délégation. Quand je dis déléguer je ne dis pas « faire faire aux autres ». La délégation est un art, et cela s’apprend. De plus en plus de cadres l’ont compris et s’adressent à  des coachs pour évoluer dans ce domaine. il ne suffit pas de décider de déléguer, il faut avoir l’état d’esprit qui va avec et mettre en place de « bonnes délégations ». Je ne m’étendrai pas sur le sujet qui mérite à  lui seul un article ultérieur, mais pensez y à  l’occasion.

Chacun son truc

Même si je ne fait que survoler un sujet fort complexe, vous avez sans doute compris que c’est par de petites choses simples que l’on reprend la main sur son temps. Encore faut il en avoir et la conscience et la volonté. La seconde chose qu’il faut, à  mon sens, retenir, c’est qu’il n’y a pas une manière de gérer son temps mais autant qu’il y a d’individus, dans la mesure où cela touche également à  la vie privée et dépend des rythmes et attentes de chacun.

Bertrand DUPERRINhttps://www.duperrin.com
Head of Employee and Client Experience @Emakina / Ex Directeur Consulting / Au croisement de l'humain, de la technologie et du business / Conférencier / Voyageur compulsif.

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