L’optimisation du travail collaboratif (selon Microsoft)

confccibComme je l’avais signalé la semaine dernière je me suis rendu au forum Aquitain de l’économie numérique où j’ai pu assister (entre autres) à  un intéressant atelier sur “Optimisez le travail collaboratif et l’organisation de l’information”.
Thème allêchant donc et finalement un apport certain même si je reste un peu sur ma faim étant donné que nous n’avons fait le tour du sujet que…selon vision de microsoft. En fait d’atelier nous avons donc eu droit à  l’évangile selon Redmond, ce qui quoi qu’on en pense n’est pas dénué d’intérêt non plus.

La collaboration selon Microsoft

J’avais été intéressé par la direction que prenait Microsoft lors du lancement de sa campagne “people ready” même si la présentation faite lors de conférence “stratégie web 2.0” m’avait laissé sur ma faim faute d’éléments concrets et d’un discours un peu trop généraliste. Ici nous avons eu du concret avec notamment les dernières versions d’office et Sharepoint.
Le postulat sur lequel s’appuie Microsoft est que la richesse de l’entreprise c’est l’homme, que quels que soient les outils mis à  disposition, c’est toujours l’individu qui fera la dfférence. Le concept “people ready” consiste dès lors à  “donner les moyens à  chacun de créer de la valeur grâce à  des outils intelligents”.

Avec des problématiques connexes: la frontière entre les vies professionnelles et personnelles s’estompe, on travaille à  son rythme, on crée beaucoup de documents mais on peine à  les retrouver (30% du temps est passé à  chercher des documents, 30% à  refaire ce qu’on n’a pas retrouvé donc 60% du temps serait optimisable), on a du mal de partager les documents.

Microsoft part également d’un autre constat; l’email, la messagerie instantanée, les blogs, les wikis sont utilisés de manière courrante par une nouvelle génération qui arrive dans l’entreprise. Cela me rappelle vaguement quelque chose...

Bien entendu, tout le monde travaillant sur Office, la suite bureautique maison doit être la pierre angulaire d’un environnement de travail permettant le partage de documents.

Il s’agit dès lors de mettre l’individu au coeur de l’organisation et du système en facilitant l’usage des solutions et en les rendant plus efficientes grâce à  un portail. Alors qu’on passe l’essentiel de son temps à  gérer des ressources, un peu à  gérer des process et encore moins à  créer de la valeur, l’objectif est d’inverser la pyramide pour que la création de valeur représente l’essentiel du temps de travail.

Pour mettre tout cela en musique, et permettre la création d’un portail ad hoc, Sharepoint comporte donc 7 briques: collaboration (partage, agendas), site personnel sur le portail, recherche, gestion de contenu, formulaires et processus métiers, décisionnel.

Pour conclure le message global de Microsoft:

– le monde change

– nouveau mix privé/travail

– comment gérer l’information (blog, IM, portail, on ne peut gérer 80 mails par jour donc il faut un mode de diffusion de l’information adapté).

Ce que j’en retire

Mis à  part le coté un peu trop marketing de la présentation qui ne montre une problématique qu’au vu de l’offre maison (mais bon..on est un public adulte qui sait faire la part des choses), voici mes réflexions sur le sujet.

Tout d’abord Microsoft se lance complètement dans la démarche collaborative et communautaire (ou en tout cas donne très bien le change). En tout cas le fait que cet acteur confirme que l’avenir n’est plus le poste de travail et le document sur le disque dur individuel mais une réelle globalisation des ressources et des contenus sur l’intranet (ce qui va bien au delà  de la démarche client/serveur classique), si elle semble relever d’une logique de suivisme pour les initiés n’en n’est pas moin un signal fort adressé à  tout le marché. Pour ceux qui se demandaient si les pratiques du net ne resteraient pas bloquées à  la porte des entreprises, on a la réponse. Le discours est en tout cas en cohérence avec ce que beaucoup défendent aujourd’hui.

Si le partage de l’information et le travail (suivi) sur des documents partagés sont une réelle problématique qui me semble fort bien adressée par cette offre j’ai du mal à  y voir une réelle solution collaborative, mais peut être est-ce là  une simple question de terminologie.

Il manque, à  mon sens, une réelle possibilité d’échange. Alors bien sur entre les emails, l’IM et la possibilité de se créer son propre site/wiki/blog sur l’intranet on ne manque pas de possibilités. Reste que les les deux premiers modes sont des canaux pour une conversation privée et dont le contenu n’est pas capitalisable pour l’entreprise, et que la troisième option a davantage été présentée comme un espace de publication qu’un espace d’échange. Or la publication n’a de sens que lorsque l’information peut servir de contribution à  une réflexion…ou en tout cas c’est ce qui lui donne une réelle plus value.

A mon sens l’offre ainsi présentée est davantage orientée vers le partage que la collaboration…et c’est déjà  très bien. L’intégration poussée des composants de la suite Office dans cette logique n’est d’ailleurs pas sans faire penser à  davantage à  une logique de bureautique 2.0 que de travail collaboratif. On est davantage en face d’une évolution partagée de la bureautique que d’une réelle dynamique collaborative. Très ready et pas assez people en fait. Mais peut être n’est-ce pas non plus l’objectif d’une solution susceptible selon les dires de l’éditeur de toucher tout le monde de la TPE à  la grande en entreprise et donc tenir compte d’attentes et de contextes très divers. En fait cette démarche est, à  mon sens, pour une entreprise, le premier pas nécessaire vers quelque chose de plus profond qui va au delà  de l’offre qui m’a été présentée.

Quitte à  finasser je dirais qu’il s’agit de la différence entre partager ce que l’on fait et faire ensemble. Mais là  il faut prendre en compte le prisme à  travers lequel chacun de nous voit chaque concept.
Un dernier mot pour évoquer un postulat qui aujourd’hui ne recueille pas mon assentiment. La question principale posée par le public après la présentation a concerné l’accompagnement et la difficulté de faire entrer ces nouvelles pratiques dans l’entreprise (partager, publier, ne plus garder la mainmise sur sa propre production). La réponse a été la suivante “ne vous inquiétez pas, cela va se faire tout seul car la population a déjà  apprivoisé les blogs, les wikis, l’IM etc…, au pire nous avons des partenaires qui peuvent vous aider”.

Je ne suis pas d’accord sur ce point. La génération qui a intégré ces pratiques n’arrive qu’au compte goutte dans les entreprises, et en général à  des postes où leurs pratiques seront subordonnées au bon vouloir de leur management. Et celui-ci dans sa grande majorité n’a pas encore été impacté par ces outils dans sa vie hors travail. Ne compter que sur ceux qui vont arriver d’abord au compte goutte (puis plus massivementtout de même dans l’entreprise) peut être dangereux car ce qu’ils portent en eux peut être etouffé faute d’une implication du management dans le changement de pratiques. Lorsqu’ils seront plus nombreux et accéderont à  des postes d’encadrement le changement risque ensuite d’être trop brutal. Sans perdre de vue la possibilité d’un échec du projet entre temps car il n’aura pas porté ses fruits assez vite. Un tel changement dans les habitudes et les “savoir être” doit être accompagné. S’il est une évolution de l’offre logicielle qui doit s’accompagner d’un accompagnement dans sa dimension humaine c’est justement celle-ci dans la mesure où elle influe tout autant le comportement que la stricte compétence liée à  l’utilisation d’un logiciel.

En tout cas cela me semble aller dans la bonne direction et la confirmation que l’intranet de demain sera people-centric.

Bertrand DUPERRINhttps://www.duperrin.com
Head of People and Operations @Emakina / Ex Directeur Consulting / Au croisement de l'humain, de la technologie et du business / Conférencier / Voyageur compulsif.
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