28% de mon temps perdu à lire vos mails inutiles

C’est le cri du coeur que des millions de salariés pourraient adresser à leurs collègues et, surtout, à leurs supérieurs.

Cela fait des années que je plaide pour un système où au lieu d’envoyer des emails groupés à longueur de journée, voire à une seule personne, non pas parce que le contenu leur est utile mais parce qu’on veut qu’ils sachent quelque chose, on dépose l’information à un endroit, et si elle intéresse une personne elle trouvera la personne en question.

Alors on me répond : mais alors il se peut qu’une personne rate quelque chose. Oui. Et tant mieux. Elle ratera tout ce qui est inutile pour elle à ce moment donné, elle arrêtera de perdre du temps à lire ce qui ne la concerne pas, et devoir se reconcentrer par la suite. D’ailleurs avec un peu de chance il lui suffira de lire l’objet du mail pour décider de le passer à la poubelle directement. Par contre si un jour elle a besoin de savoir elle trouvera par le biais d’une petite recherche sur l’intranet.

Je ne parle ni plus ni moins que de donner la capacité à chacun de construire sa propre supply chain d’information en fonction de ses besoins et non en fonction des besoins des autres de montrer qu’ils travaillent ou de se couvrir au cas où en disant « ben les autres savaient ». On le fait très bien sur internet avec de l’information publiée d’une part, et des agents de recherche qui viennent remplir nos flux rss d’autre part, il n’y a aucune raison qu’on ne puisse le faire en interne.

Et le mail ? Toujours utile pour toucher rapidement une personne afin de lui dire quelque chose de véritablement important, qui ne concerne qu’elle. Parce qu’en matière de capitalisation des savoirs on a déjà vu mieux qu’une archive Outlook.

Je répond pas avance à la question pas encore posée : hou la la ça prend du temps, ça coute de l’argent tout ça. Et bien non. Au lieu d’écrire à un endroit on écrit dans un autre, ce qui ne change rien. Quant au récepteur cela lui évitera de passer près de 30% de son temps à le perdre.

C’est ce qui ressort en effet d’une étude menée par Basex et publiée dans le New York Times sur le temps de travail des travailleurs de l’information (je vous signale que plus de 60% des salariés rentrent dans cette catégorie), on ne parle pas là de quelques rares élites.

Vous ne rêvez pas. On embauche des personnes pour leur capacité de réflexion et elles ne l’exercent que 12% du temps. 25% du temps est consacré à la création de contenus, même si je ne suis pas sur que la part de ces 25% dédiée à écrire des mails soit 100% productive.

Et 28% du temps à lire des messages inutiles et devoir se reconcentrer pour se remettre à travailler. On cherche des gains de productivité ? Faire économiser 28% du temps des salariés ça n’est pas rien non ?

En attendant Luis Suarez a décidé de passer à l’action et nous raconte comment il abandonne peu à peu l’email au travail (ici et ici). Si c’est possible dans un structure aussi importante qu’IBM je ne doute pas que ça puisse être possible partout.

A méditer.