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Ces outils pas si bons pour nos organisations : Powerpoint

Tout le monde accuse l’email, ou plutôt de ses mauvaises utilisations, d’être à  la source de nombre de nos maux. Mais au nombre des outils insidieux, pas néfastes en soi, mais dont l’usage peut le devenir, Powerpoint arrive en bonne position.

Je dis Powerpoint parce que c’est le leader incontestable du marché. Mais tous ses concurents sont à  mettre dans le même sac car ça n’est pas l’outil, une fois de plus, qui est en cause, mais la manière dont on l’utilise.

Mon propos n’est pas de savoir si une telle présentation favorise la forme au détriment du fond, d’autres l’ont déjà  largement traité. Ils s’agit d’excellents outils de présentation, très efficaces pour délivrer un message. Le succès des présentations partagées sur une plateforme comme slideshare et reprises de site en site en est la preuve. Le problème c’est la confusion entre outil de présentation et outil de prise de décision.

Dans PowerPoint il y a Power. Dans Keynote, pour les afficionados (dont je suis) du produit d’Apple, il y a Key. Cela veut bien dire ce que cela veut dire : on va droit à  l’essentiel, on fait ressortir les idées fortes.

Regardons donc à  quoi servent ces outils. Faire une présentation commerciale ou marketing, servir de support pour une conférence. D’accord, c’est fait pour. Par contre cela devient dangereux lorsqu’on en fait des outils de reporting servant in fine a la prise de décision.

Ce ne sont pas des outils de reporting

Avez vous vu le nombre de personnes qui prennent des notes en réunion sur powerpoint ? Pire, vous a t’on déjà  remis une dizaine de slides alors que vous désiriez un mémo sur un sujet ?

Vous obtenez soit des slides couvertes de phrases et illisibles soit des slides allant à  l’essentiel et occultant toute une partie de la réalité.

Lorsqu’on demande un rapport, un mémo, il existe un excellent outil pour cela qui s’appelle Word ! Cela permet d’écrire des phrases en bon français, d’insérer des tableaux, des graphiques, des images. On peut même réaliser un index, faire de la mise en page pour rendre le tout lisible et structuré. Si vous ne l’avez jamais essayé je vous conseille de découvrir ce logiciel. Car lorsqu’on demande un tel document on veut, même sans s’embarrasser de circonvolutions inutile avoir une vision claire et exhaustive de la situation et une synthèse finale. Voire des propositions.

Dans ce cas un powerpoint peut accompagner le mémo. Mais n’a pas à  être le mémo. Car il devient alors un outil d’aide à  la décision avec tous les risques que cela comporte.

Ce ne sont pas des outils de prise de décision.

Dans un tel document on énonce des grands points, les tendances et informations qui dominent, que l’on veut faire ressortir. Le signal faible n’a pas sa place. Or combien de décideurs se basent sur un powerpoint réalisé par leurs équipes pour prendre une décision.

Je m’explique. Qui veut un état des lieux demande à  son n-1, qui demande à  son n-1 qui demande à …. Cela finit donc le plus bas possible. La personne en question fait quelque chose d’assez exhaustif puis applique deux règles :

Seules les tendances fortes doivent ressortir. On élimine donc les signaux faibles

Lorsqu’on présente quelque chose à  son supérieur on valorise ce qui va bien et on gomme ce qui va moins bien.

Le supérieur reçoit le rapport et, avant de le transmettre à  son propre supérieur, le nettoie en applicant les règle suivantes :

Les deux règles supérieures s’appliquent

Beaucoup de choses qui émanent de la personne du dessous n’ont aucune importance pour celle du dessus.

Lorsque le powerpoint arrive à  destination a perdu les 2/3 de ses informations, celles qui permettent de fonder sa décision non seulement sur la situation actuelle mais également sur des éléments permettant de comprendre la manière dont les choses évoluent.

Exemple (inventé bien sur) : Un commandant de bord de bateau reçoit un rapport lui disant : Grand soleil, accélérons. Le rapport originel disait « faibles voies d’eau, pas assez de canots de sauvetage, iceberg droit devant).

Nous avons des outils performants pour faire nombre de choses. Mais à  mal les utiliser on les retourne trop facilement contre les équipes qu’ils sont supposés servir.

PS : Courrier Cadres m’a devancé en publiant quelque chose sur le sujet entre l’écriture de ce billet et sa publication. Allez donc également y faire un tour.

Bertrand DUPERRINhttps://www.duperrin.com
Head of Employee and Client Experience @Emakina / Ex Directeur Consulting / Au croisement de l'humain, de la technologie et du business / Conférencier / Voyageur compulsif.

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