Une bonne gestion de projet repose sur des signaux sociaux

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Résumé : s’il est de plus en plus évident que dans de nombreux cas les méthodes de gestion de projet traditionnelles doivent gagner en agilité, cela n’est pas sans poser des difficultés nouvelles, notamment dans la nécessité de garder chaque intervenant informé de l’état d’un projet qui se re-construit et se redéfinit en permanence. Devant cette nécessité de « raconter » le projet de manière qualitative bien au delà  des indicateurs de progression et de suivi traditionnels, les médias sociaux sont le support parfait support de ces activités nouvelles, en complément des outils traditionnels. Il reste toutefois un vide difficilement explicable dans l’offre des grands éditeurs de « social software » qui proposent peu de fonctionnalités de « socialisation des projets » contrairement à  certains acteurs spécialisés, une offre qui aurait pourtant beaucoup de sens aux cotés des espaces conversationnels qui sont souvent le cœur de leurs produits.

Dans de plus en plus de domaines il apparait que la méthode agile est la manière la plus pertinente de mener un projet et cette approche, jusqu’ici cantonnée aux projets informatiques, voit son champ d’application s’étendre chaque jour davantage. La raison est relativement simple à  comprendre : dans un monde qui fonctionne sur des cycles de plus en plus courts, on ne peut plus se satisfaire de plans qui donneront quelque chose dans 2, 3, 4 ans. Mieux vaut avancer par pas, avoir des livrables opérationnels qui arrivent peu à  peu et recadrer en permanence le projet afin qu’il colle à  un besoin qui évolue en permanence plutôt que livrer quelque chose de conforme au cahier des charges mais ne répondant plus au besoin tel qu’il sera au jour de livraison.

Lorsqu’au cours d’un projet on fait intervenir des expertises et des ressources spécifiques lors de certaines phases, cela n’est pas sans engendrer certaines complications. Dans un mode de gestion de projet « classique » chacun sait ce qu’il a à  faire au moment où il doit intervenir car le projet suit un plan précis. Il n’y à  qu’à  se fier aux spécifications de départ et au planning tels que définis au début. Dans le cas d’un projet agile où on se focalise sur la satisfaction d’un besoin et où les livrables et la feuille de route se co-construisent en permanence avec le client, la ressource qui est amenée à  intervenir plus ou moins ponctuellement perd ses repères car elle ne sait pas où en seront les choses (et parfois même pas comment le livrable a évolué depuis le début du projet) lorsqu’elle entre en scène. Non pas un problème de collaboration ou d’organisation mais d' »awareness« .

Bien sur il a une manière très simple de faire face à  cette situation : assurer un transfert d’information et un « briefing » lourd de ceux qui rentrent sur le projet. Satisfaisant mais imparfait car cela fait beaucoup à  assimiler d’un seul coup d’autant plus qu’il manquera toujours ce petit quelque chose qui permet de s’imprégner du contexte, savoir pourquoi tels choix ont été faits, comment réagit le client et ce qui prévaut dans ses choix. Les ajustements au sein de l’équipe projet sont donc laborieux et jamais vraiment confortables pour ceux qui découvrent le chantier à  la dernière minute.

Dans ce genre de contexte il y a des pratiques qui permettent de fluidifier le fonctionnement de l’équipe projet, de donner assez de visibilité, de contexte pour que chaque personne amenée à  intervenir à  un moment donné voit le contexte évoluer, le comprenne, et maitrise le moment venu tous les tenants et les aboutissants sans avoir à  être longuement et imparfaitement « mise à  niveau ». Puisque le planning, l’habituel Gantt et le beau tableau plein de feux verts et feux rouges ne donnent qu’une vue incomplète de la situation, il est essentiel qu’a minima le chef et de projet et idéalement tous ceux qui interviennent sur la direction du projet en tiennent une sorte de journal, racontent ce qui se passe et pourquoi. C’est le seul moyen pour que les intervenants n’aient pas l’impression de travailler en aveugle. Il n’est pas étonnant que les premiers wikis et blogs projets aient d’ailleurs historiquement vu le jour dans les équipes informatiques qui ont souvent été des précurseurs dans le domaine.

Par contre, si ce genre d’outil est idéal pour donner la transparence nécessaire à  de tels projets en facilitant l’information des intervenants et les gardant en permanence dans le contexte, il y a dans l’offre « médias sociaux d’entreprise » un manque que j’ai du mal à  comprendre. Autant on trouve tout en termes de blogs, wikis, réseaux sociaux, microblogging chez tous les acteurs généralistes du marché, autant il y a de plus en plus de solutions spécialisées qui adressent la gestion de projet en mode « social », en adaptant le microblogging, par exemple à  ce besoin, avec des systèmes d’assignation de tche etc…(regardez donc du coté de Teambox) autant je trouve dommage que dans leur quasi unanimité, les acteurs généralistes délaissent ce type de fonctionnalité qui viendrait compléter avec pertinence les « espaces conversationnels » traditionnels et aurait du sens pour beaucoup d’utilisateurs qui peine à  sauter le pas.

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Bertrand DUPERRINhttps://www.duperrin.com
Head of Employee and Client Experience @Emakina / Ex Directeur Consulting / Au croisement de l'humain, de la technologie et du business / Conférencier / Voyageur compulsif.
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