En deux mots : en dépit d’efforts notoires, le SI d’entreprise et caractérisé par un fort silotage dont une des conséquences et de brider les pratiques collaboratives et « sociales » qui imposent souvent une double saisie et une redondance de tches de la part des utilisateurs. Des générateurs de macros comme IFTTT tentent de répondre à ce ce besoin dans la sphère grand public et représentent peut être une piste à explorer pour l’entreprise.
L’heure est à l’invasion du système d’information par les outils grand public. Dans les outils d’entreprise on a vu arriver blogs, wikis, réseaux sociaux et j’en passe. Du point de vue des périphériques le « Bring Your Own Device » fait lentement mais surement son chemin.
Pour nous faire comprendre à quel point le web a changé depuis ses origines, on utilise souvent la métaphore de la plateforme. Plus qu’un outil, le web est devenu une plateforme sur laquelle l’utilisateur trouve des outils et services. Avec un problème majeur pour l’utilisateur : ces outils sont souvent générateurs de silos, un comble lorsque quasiment tous revendiquent une dimension « sociale », comprenez qu’ils mettent en avant l’importance du partage et de la conversation autour des informations qu’ils génèrent.
Des limites qu’il fallait contourner, et qui l’ont été. Les grandes plateformes ont compris que leur rôle d’agrégateur central de la vie sociale dispersée de leurs utilisateurs nécessitait qu’ils reprennent et rediffusent ce que les dits utilisateurs faisaient sur des services tiers. Tout comme les services en question ont compris qu’il ne servait à rien de btir de murs pour enfermer l’utilisateur mais, au contraire, qu’elle n’atteindraient une masse critique qu’en étant visibles depuis les Facebooks et autre Twitters.
La nécessaire automatisation du web
D’où la possibilité d’automatiquement partager ce qu’on fait sur un site sur d’autres site. Je prévois un voyage sur Tripit, c’est partagé sur Facebook, j’écris un article sur mon blog, c’est partagé sur Linkedin, j’écoute une chanson sur Deezer, c’est partagé sur…
Revenons au système d’information d’entreprise. J’ai déjà écrit à de nombreuses reprises que l’avenir, souvent appelé « digital workplace » n’était plus tant une question d’intégration entre outils mais d’interopérabilité. Si on abandonne le stricte terrain de la technologie pour se remettre sur le plan humain (et oui…la fameuse interface chaise-clavier qui refuse d’utiliser l’outil/système/intranet si puissant et brillamment conçu par ce qu’il induit davantage de complication qu’il ne résout de problème) il y a une vérité qui s’impose à nous tous. Une des raisons pour lesquelles les collaborateurs ne développent pas les fameux « nouveaux usages », restent cantonnés dans leurs « anciens » outils avec les comportements qui vont avec est que dans la plupart des cas est le besoin de double saisie et de duplication des actions que cela implique. L’individu joue le rôle de middleware et c’est à lui de passer d’outil en outil alors que c’est normalement à l’information de le faire.
Il opère une action ici, et doit notifier son équipe, sa communauté de la dite action et des questions qu’elle soulève là . Il travaille dans un outil, informe dans un ou plusieurs autres, reporte peut être encore dans un troisième et a éventuellement un fil de discussion relatif à ses actions ailleurs.
Sans parler de technologie mais d’un simple point de vue humain c’est chronophage, compliqué, fastidieux, engendre un « multitasking » inutile et fait perdre le fil de ses actions et travail.
Bien entendu nombre d’acteurs du secteur ont commencé à adresser la question. On parle notamment d’intégration entre plateformes sociales et outils métiers même si le résultat peut parfois laisser dubitatif. On fait quelque chose dans un outil métier, celui qui est supposé être le fil rouge de son activité et la notification dans le réseau social ou dans un groupe ou communauté donné est automatique (ou prend un clic). Beaucoup mieux que changer d’outil pour dire « j’ai mis à jour le projet machin, voici le lien, et pour ceux qui n’ont pas accès voici une copie du Gantt/du tableau de bord…. », la dite copie nécessitant une copie d’écran à un endroit et son import ailleurs.
Basique mais indispensable.
Des Macros pour simplifier la vie des utilisateurs
Mais ne peut/doit on pas aller plus loin ? Ce type d’intégration fonctionne pour des besoins « mainstreams », sur des applications « évidentes » et massivement utilisées. Mais est-ce que cela couvre tous les besoins ? Assurément non.
Parce que chacun à ses propres besoins, sa propre routine et ses propres workflows. Parce qu’avec le temps on se rend compte qu’on a besoin de paramétrages plus fins, conditionnels. Parce que la séquence peut impliquer différents outils internes et externes.
Revenons donc quelques instants au web grand public et à un outil très intéressant que j’ai découvert il y a déjà quelques mois. IFTTT. Pour « If this then that ». Si quelque chose se passe quelque part alors je veux que cela entraine une autre action ailleurs. Vous pouvez créer vos propres « recettes » en fonction des outils que vous utilisez et de vos besoins ou réutiliser une recette d’un autre utilisateur. Comme les macros qui ont rendu célèbres un certain nombre d’outils bureautiques.
Alors certaines recettes peuvent sembler des doublons par rapport à ce que proposent en natif certains services (comme publier sur Twitter lorsqu’on a publié sur son blog) mais la richesse du paramètrage rend IFTTT souvent plus pertinent que les options natives. Et, surtout, IFTTT permet des choses plus complexes, qui fonctionnement comme on le veut entre les outils qu’on aime utiliser.
Automatiser les routines pour favoriser de nouveaux comportements
Quelles conséquences pour le SI d’entreprise ?
Combien y-a-t-il de séquences, de routines fastidieuses qu’un collaborateur aurait envie d’automatiser de la sorte par des macros ? Jusqu’à quel point cela permettrait il de développer des nouvelles pratiques de partage, de notification sans entrainer double saisies et multiplication des tches ? Est-ce, avec la généralisation des APIs sur les outils d’entreprise, un bon moyen de compléter l’offre native des éditeurs qui par définition sera toujours incomplète ?
Il y aura surement d’ici peu une place pour des IFTTT d’entreprise.
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