Comment s’organiser pour le télétravail ?

Dans la série “le télétravail c’est plus que mettre les gens à distance avec une connexion wifi” je vais évoquer quelques pratiques essentielles pour s’organiser chez soi pour un travail efficace.

Attention : cela concerne le télétravail “normal”, pas le télétravail en mode confinement qui demande des attentions et une rigueur supplémentaire dont nous parlerons une autre fois. Ici nous allons parler des basiques valables en toutes circonstances.

Je me souviens de mes premiers pas en télétravail…c’était il y a 15 ans environ (ce qui me fait dire qu’on a vraiment, en France, été très mauvais pour avancer sur le sujet). Mes premières impressions n’ont pas été différentes de celles d’amis qui, depuis, ont soit arraché ce droit de haute lutte soit s’y soient retrouvés contraints récemment en raison de grèves de transports ou de l’épidémie de Coronavirus.

On est contents de ne pas aller au bureau, de travailler au calme dans un environnement confortable, “amical et chaleureux”, loin du bruit et des interruptions intempestives. On se lève, on se prépare, on se prépare, on s’installe devant son ordinateur là deux choses peuvent arriver.

L’indispensable hygiène de travail du télétravail

Soit tout se passe bien…pendant un temps. Alors on se relâche peu à peu et les choses vont moins bien, on perd des repères et on se rend rapidement compte qu’il faut remettre une discipline en place.

Soit dès le départ on est trop relâchés et ça démarre mal dès le premier jour. Même conséquence : remettre de la discipline et de la rigueur.

Mais peu importe le scénario : la leçon apprise est que le travail à distance demande autant de discipline que le travail au bureau, sinon plus.

On va donc parler de cette discipline à mettre en œuvre dans son organisation personnelle, je parlerai même d’hygiène de travail car ce qui est de l’organisation du travail proprement dit, j’en ai déjà parlé ici.

1°) Organiser son espace de travail : un endroit calme et dédié

Travailler à distance ça n’est pas travailler de n’importe où chez soi. Il faut se mettre dans des conditions favorables.

D’abord un endroit calme. Le salon avec les enfants qui jouent autour c’est non ! Vous vous plaignez des bruits de l’open space alors ne vous installez pas dans la cour de récréation.

Un endroit “efficace”. Vous allez manipuler des documents papiers, du matériel informatique… la table de la cuisine au milieu des bols pas débarassés ça n’est pas optimal. Et si, logiquement, vous utilisez un bureau à la maison, faites en sorte que son organisation “physique” soit la plus proche possible de la manière dont votre “vrai” bureau au travail est organisé.

Un endroit “sûr”. J’en reviens à la manipulation de matériel informatique. Faites attention au risque de renversement de liquide (de votre faute ou de quelqu’un qui passe a proximité), au fait que quelqu’un puisse se prendre les pieds dans le cordon d’alimentation de votre portable et lui faire ainsi faire un vol plané (je suis assez favorable à une action collective contre Apple pour l’abandon du MagSafe…) ou au risque de chute (oui…si vous travaillez sur la partie “bar” de votre cuisine ouverte ça peut arriver.

Un endroit “productif”. Non on n’est pas dans le même état d’esprit et dans les mêmes conditions de productivité selon l’endroit où on se trouve. On ne travaille pas bien et efficacement allongé dans son lit ou assis ou allongé dans son canapé. Cela tient à plusieurs choses :

  • Le contexte qui n’appelle pas à une vraie mobilisation de votre esprit et votre attention. C’est la dimension psychologique de la productivité.
  • La position (allongée ou l’ordinateur sur les genoux) qui nuit à la productivité. C’est la dimension physique voire “mécanique”.

Bref le télétravail c’est assis sur une chaise ou un fauteuil confortable, au calme, avec un espace de travail dégagé.

J’ajouterai que comme au bureau il est bon de faire des pauses quand on travaille de chez soi (ou d’ailleurs d’ailleurs) et qu’il est essentiel pour votre esprit que ces pauses se passent dans une autre pièce que celle ou vous travaillez sinon la tentation de replonger est forte et au lieu de faire un break on prend un café devant son écran en travaillant.

Je peux vous garantir que pour avoir une longue expérience de la chose, même si la vidéo est coupée ou qu’une réunion se passe par téléphone, je peux vous dire rien qu’au soin de la voix d’une personne ou à son rythme de parole si elle est dans un contexte favorable ou pas au travail.

Donc :

Bon : un bureau dans une pièce dédiée, un bureau dans votre chambre, une chaise et une table dans votre jardin si les enfants ne jouent pas autour.

Pas bon : le lit, le canapé, un bureau dans le salon s’il y a beaucoup de passage, le jardin avec les enfants qui jouent dehors.

2°) Une tenue adaptée au travail

Pour travailler on met une tenue….de travail ! Mon conseil, et c’est ce que je m’applique à moi-même c’est de s’habiller comme si on allait au bureau (ou presque). Bon d’accord vous pouvez remplacer le costume par une chemise et un jean.

Plus sérieusement de la même manière que la manière dont vous êtes installé conditionne votre état d’esprit et votre efficacité, il en va de même de votre tenue.

Vous n’allez pas changer de lieu dans la journée, juste de pièce. Comme je le disais plus haut, le changement de pièce, pour une pause par exemple, signifie une rupture, une prise de recul nécessaire et salutaire par rapport au travail et dans l’intérêt de votre propre productivité. De la même manière, la tenue conditionne donc l’état d’esprit.

Dit autrement on ne télétravaille pas en tenue de sport, en pyjama ou en robe de chambre ! Ca n’est pas une question de dress code (quoique pour les visioconférences…) mais parce que cela conditionne tout simplement votre attitude. Si vous travaillez dans la tenue dans laquelle vous dormez votre cerveau se met en configuration sommeil/ralenti.

J’ajouterai que c’est le début du laisser aller. On commence par être moins regardant sur la tenue et puis les choses s’enchainent et on est moins regardant sur tout.

Et pour finir j’en reviendrai aux moments de pauses salutaires. A la fin de votre journée de travail libre à vous de vous changer, ça vous enverra un signal qui vous dira “le boulot est fini”.

J’insiste vraiment sur ce point : à distance ou au bureau le travail reste le travail et demande la même attitude. Mais cela signifie aussi respect des mêmes horaires et contrairement à ce que prétendent les détracteurs du télétravail le risque n’est pas tant que les gens travaillent moins mais au contraire qu’ils n’arrivent pas à couper et se mettent dans leur zone rouge. Il faut donc des marqueurs qui vous disent que vous n’êtes plus au travail.

Donc aussi bien pour l’installation “physique” que la tenue cela participe à la fois d’une exigence de travail bien fait et distinction entre le travail et la vie privée d’autant plus nécessaire que les deux se passent au même endroit.

Bon : la même tenue qu’au travail, une version un peu plus décontractée et confortable

Pas bon : pyjama, robe de chambre, tenue de sport

3°) Rester fidèle à ses horaires de travail

En télétravail on ne travaille pas moins mais pas plus. On commence à l’heure, on fait ses poses aux mêmes heures, on termine à la même heure.

Premier intérêt : cela préserver votre équilibre voire celui de votre famille.

Deuxième intérêt : vous avez beau être chez vous et pas avec vos collègues, il n’empêche que vous travaillez avec eux. Donc être disponible aux heures où ils ont besoin de vous est important.

Troisième intérêt : vous évitez de tomber dans le piège qui consiste à en faire trop.

Effectivement vous pouvez vous dire “je peux démarrer une heure en retard, pas grave, je finirai plus tard”. C’est la pire des choses. Vous vous décalez par rapport à votre rythme, à votre famille, à vos collègues. Et à la fin vous utilisez des heures pour travailler qui auraient pu et du être utilisées pour vos loisirs ou votre famille.

Le pire c’est qu’au final le résultat à terme sera un travail de moins bonne qualité, l’impression de vous faire “bouffer” par votre boulot, des frictions avec la famille et les collègues. Et uniquement par votre faute.

Bon : tenir exactement les mêmes heures qu’au travail, ne pas sacrifier les pauses et encore moins la pause déjeuner.

Pas bon : démarrer en retard, laisser trainer les pauses en se disant “je rattraperai”, se faire avaler par son travail et négliger les pauses, oublier que même à distance on fait partie d’une équipe et qu’il faut se caler sur son rythme

4°) Organiser sa visibilité

Ca n’est pas directement lié à vos conditions de travail chez vous mais fait partie d’une bonne “installation” car c’est à la frontière de chez soi et des autres.

Je ne m’étendrai pas trop sur le sujet car je l’ai évoqué en parlant des cas d’usages du télétravail il y a peu.

Dans le télétravail on perd le visuel. Vos collègues ne savent pas si vous êtres occupés ou pas donc peuvent vous déranger alors que vous êtes sur une tâche qui demande de la concentration ou dans une conférence téléphonique. Et on sait tous que les interruptions font perdre un temps fou et dérangent quand on fait autre chose.

Qui plus est, s’ils attendent quelque chose de vous et ne le voient pas arriver ils peuvent s’impatienter en se demandant ce que vous faites. Inutile de créer des frictions inutiles.

Votre agenda partagé doit toujours être à jour ! Et perdez la mauvaise habitude de n’y mettre que vous réunions. Mettez y tous les créneaux sur lesquels vous allez travailler sur quelque chose et ne voulez pas être dérangés. Comme ça aucun risque qu’on vous dérange alors que vous êtes sur quelque chose d’important ou qu’on s’impatiente d’une réponse que vous n’envoyez pas.

Et si alors que vous êtes occupés on essaie de vous contacter de manière urgente répondez de suite par un message, même laconiquement, que vous êtes occupés et répondrez plus tard. Ca évitera la répétition des appels ou messages.

Au bureau vous pouvez faire signe “non pas maintenant”, là il faut envoyer un signal visible de tous. Ceci dit je recommande cette pratique même hors télétravail.

Bon : tenir son agenda à jour et y bloquer des plages de temps lorsque nécessaire pour se concentrer sur un sujet ou une tâche. Et regarder l’agenda des collègues avant de les contacter.

Pas bon : laisser son agenda vide, n’y mettre que les réunions. Ne pas regarder l’agenda des autres avant de les contacter

5°) S’organiser avec sa famille

Télétravailler seul chez soi est une chose, télétravailler lorqu’il y a du monde en est une autre. Qui plus est en période de confinement qui, je l’espère, restera un épisode isolé et exceptionnel.

Il n’y a pas d’autres solutions que d’élaborer des règles, a fortiori si le conjoint télétravaille également ou si les enfants sont là.

  • Pas d’accès tiers à la ou les pièces ou zones de télétravail. Ca dérange et ça ne fait pas sérieux de voir bébé jouer avec le chien derrière vous en vidéoconférence surtout que vous serez le dernier à vous en rendre compte.
  • Respect de la tranquillité de chacun (oui c’est dur)
  • Plage de repas définie pour tous.
  • Profiter des pauses et que des pauses pour se retrouver et parler.
  • Appels au téléphone ou vidéoconférences avec un casque, pas au hauts parleurs.
  • Prévoir des activités pour les enfants et leur donner un programme défini (enfin ça c’est la théorie, tout dépend de l’âge).

Je n’irai pas plus loin sur ce point car il est trop spécifique à chaque contexte et c’est à chaque couple / famille de définir sa propre charte de vie en télétravail et trop d’éléments rentrent en compte (nombre de télétravailleurs, enfants, taille de l’appartement ou de la maison etc).

Mais une chose est sûre c’est que sans organisation l’enfer n’est pas loin.

Bon : Elaborer une charte de la vie à la maison en période de télétravail en impliquant tous les membres du foyer.

Pas bon : ne pas fixer de cadre, le faire de manière autoritaire et autocratique.

Photo : S’organiser pour le télétravail de Rawpixel.com via Shutterstock

Bertrand DUPERRINhttps://www.duperrin.com
Head of Employee and Client Experience @Emakina / Ex Directeur Consulting / Au croisement de l'humain, de la technologie et du business / Conférencier / Voyageur compulsif.
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