9 règles pour bien utiliser votre email avant qu'il ne vous dirige

Inutile de rappeler à quel point l’email est la plaie du poste de travail, non pas forcément à cause de sa nature mais de la manière dont il est utilisé. On a tout fait depuis des années pour l’éradiquer, proposer des outils alternatifs mais rien n’y fait : il reste le centre de gravité du poste de travail.

L’email reste donc peut être un mal nécessaire mais un mal quand même dont il est urgent de limiter les méfaits dans la mesure où il contribue de manière majeure à un phénomène de surcharge informationnel qui a un impact inquiétant aussi bien sur la productivité que la qualité de vie au travail (Infobésité Numérique : Quand les Outils de Collaboration Dégradent Productivité, QVT et Amplifient la Charge Mentale).

Donc même si beaucoup pensent que c’est une bataille perdue d’avance je ne désespère pas de voir un jour les gens utiliser leur email de manière intelligente et pour y contribuer je vous propose une liste de bonnes pratiques pour maitriser votre boite email avant que ça ne soit elle qui ne vous dirige.

1°) Pas de pièces jointes

Avec les outils dont nous disposons aujourd’hui nul besoin d’envoyer un document en pièce jointe dans la grande majorité des cas : il suffit de partager le document en question.

Deux avantages à cela.

Tou d’abord si c’est un document sur lequel le ou les destinataires doivent travailler ils travailleront sur la même version et vous n’aurez pas de travail de réconciliation à réaliser.

Ensuite si l’empreinte carbone est un sujet qui vous intéresse voire vous préoccupe sachez de l’empreinte des emails entre envoi et stockage dans les différentes boites aux lettres est tout simplement gigantesque (Beyond the Inbox: Understanding the Carbon Impact of Emails et Pourquoi votre Digital Workplace nuit à la performance de votre organisation).

2°) Ne mettez en copie que le nombre de personnes strictement nécessaire

Ne faites pas à autrui ce que vous ne voulez pas qu’autrui vous fasse : en mettant la terre entière en copie de vos emails vous augmenter la charge informationnelle de ces personnes.

Pire, si jamais il venait à l’idée d’une de ces personnes de répondre et notamment de répondre à tous vous allez générer un flux de conversations qui va augmenter cette charge et qui de plus deviendra ingérable et illisible.

En faisant ainsi vous ne faites en fait que tomber dans le syndrome du hamster dans sa roue qui une fois qu’il commence à courir coure sans fin. Ici plus on envoie d’email plus on en reçoit, plus on en reçoit plus on en envoie en réponse etc.

Et encore une fois il y a la question environnementale.

3°) Ne pas utiliser l’email

En fonction du but recherché, de l’audience, de la criticité de la situation et de l’urgence il y a peut être plus pertinent que l’email comme outil.

Je dis souvent que l’email est l’outil a utiliser quand vous n’attendez pas de réponse ou pas de réponse immédiate : le récepteur le traite en fonction des priorités personnelles.

Dans des situations d’urgence un chat ou un coup de téléphone sont plus efficaces.

4°) Programmez vos emails

Vous avez envie de travailler tard c’est votre problème, pas celui des autres. Si vous écrivez un email en dehors des heures de bureau programmez le pour qu’il soit envoyé pendant les heures de travail (« Envoyez plus tard » : une fonctionnalité pour nous réconcilier avec l’email).

Autre avantage : vous serez sûr qu’il arrivera en haut de la pile le matin et ne sera pas enseveli sous ceux des personnes qui auront fait preuve de moins d’égard que vous.

5°) Ne faites pas de l’email une to-do list

J’ai coutume de dire que votre boite mail est la todo liste des autres.

Vous y trouvez pèle mêle toutes les taches que d’autres vous ont déléguées de manière le plus souvent lapidaire. Encore une fois c’est difficile de s’y retrouver, cela encombre votre boite de réception et cela contribue à la surcharge informationnelles.

Donc encore une fois ne faites pas aux autres ce que vous n’aimez pas qu’ils vous fassent.

Il existe des outils de todo list partagées vous n’avez qu’à les utiliser.

6°) Soyez clairs et précis dans vos demandes

Une demande mal formulée, de manière peu claire ou imprécise va, surtout à l’écrit, entrainer deux conséquences.

La première est que la personne va vous demander des précisions ce qui peut entrainer un long et chronophage échange d’emails qui va gaspiller votre temps et votre attention.

La seconde est que vous n’aurez pas le résultat escompté.

Après tout vous faites des efforts pour écrire des prompts de qualité pour ChatGPT, faites pareil avec les humains (On ne devrait pas être promu manager si on ne sait pas utiliser ChatGPT).

7°) Soyez polis

je suis parfois horrifié par le ton utilisé dans certains emails. Parfois parce que ça correspond à la personnalité de l’envoyeur mais également parce qu’elle manque de temps et parce qu’elle ne réalise pas l’impact que cela peut avoir sur ceux qui lisent (Scoop : des humains lisent ce que vous écrivez !)

Ce faisant vous générez du stress voire une hostilité rampante qui un jour pourra exploser et se retourner contre vous.

En plus cela ne contribue pas à améliorer l’opinion que les gens ont de vous.

8°) Mettre un terme aux longs fils de discussion

Lorsque vous envoyez un email et que d’un seul coup plusieurs des destinataires commencent non seulement à vous répondre mais à ce répondre entre eux cela crée une cacophonie inintelligible et contre productive.

L’email n’est pas une messagerie !

Lorsque vous voyez de type d’échange mettez en terme soit en appelant une des personnes soit en organisant une réunion avec les personnes nécessaires qui sera le seul moyen de répondre à tous et surtout tous s’aligner sur une position et une compréhension commune.

Si par contre votre objectif est de générer cet échange il y a des outils plus appropriés (Teams, Yammer, un forum…)

9°) Imposez vous une hygiène et partagez là

Le problème de l’email c’est que les bonnes pratiques des uns bénéficient aux autres mais qu’ils ne récoltent pas la même chose en retour.

Si vous êtes manager écrivez et partagez vos règles d’hygiène dans l’utilisation de l’email avec vos équipes et surtout montrez l’exemple. A la fin ça finit par payer mais n’espérez pas de bonnes pratiques des autres à votre égard si vous les avez pas vis à vis d’eux.

Conclusion

On peut penser que la bataille des bons usages de l’email est perdue d’avance mais ne vous attendez pas à moins souffrir des usages des autres si vous n’adoptez pas une certaine hygiène de votre côté.

Image : fatigue de l’email de fizkes via Shuttertock.