Éradiquez les Retards en Réunion : 6 Règles Simples pour une Productivité Optimisée

Les réunions sont pour beaucoup de monde une plaie, pas parce qu’elles ne sont pas utiles par nature mais parce que dans les faits elles constituent souvent une perte de temps improductive qui finit par désorganiser le travail.

Un des reproches qui leur est souvent fait est de ne jamais commencer à l’heure et de finir après l’heure prévue. Un problème auquel j’ai souvent été confronté et qui pour moi a parfois constitué une vraie source de stress et de douleur sachant que j’ai toujours pour principe qu' »être à l’heure c’est déjà être en retard ».

Je ne vais parler ici que de ponctualité et partir du principe que la réunion a du sens, une utilité, un objectif qu’elle sera bien préparée, sa durée calibrée pour l’ordre du jour, bien menée et que seules les personnes nécessaires y sont conviées.

De l’importance de la ponctualité des réunions

On pourra commencer par dire que faire débuter et terminer une réunion à l’heure relève tout simplement de la politesse, qu’on en soit l’organisateur ou un participant.

Mais je vais voir la chose sous un angle très opérationnel et organisationnel.

Les gens organisent leurs journées en fonction des tâches qu’ils ont à faire et des réunions prévues (et parfois imprévues). Une augmentation imprévue du temps de réunion signifie une réduction égale du temps de travail.

Je rappelle ici l’importance du temps passé en réunion (Infobésité Numérique : Quand les Outils de Collaboration Dégradent Productivité, QVT et Amplifient la Charge Mentale).

• Les collaborateurs passent en moyenne 6h47 par semaine en réunion.
• Les managers, 14h52 par semaine.
• Les dirigeants, environ 25h28 par semaine. Ces derniers peuvent passer jusqu’à 32 journées par an en « tunnel de réunions » (journées avec plus de 6h de réunions).

Ajoutons que :

• Les collaborateurs (tout niveau hiérarchique confondus) passent environ 10h48 par semaine en réunions.
• 26 % des réunions sont planifiées à la dernière minute, entraînant une surcharge organisationnelle.
• En moyenne, les réunions incluent 3,4 participants, mais 10 % des réunions participées par les collaborateurs se chevauchent.

Et donc le prix à payer :  les dirigeants, par exemple, n’ont plus que 17 % de leur temps de travail pour se concentrer sur des tâches de production individuelle.

Il faut noter que les personnes qui passent le plus de temps en réunion sont celles qui sont le plus haut dans l’organigramme (pour de bonnes et souvent de mauvaises raisons dans des réunions où ils sont invités par principe comme on les met en copie d’un email pour ne rien se voir reprocher par la suite), sont celles dont le temps est le plus précieux et cher.

On voit donc facilement leur impact sur l’organisation du temps et la productivité de chacun mais ça n’est malheureusement pas tout.

On sous estime l’effet domino des réunions

La personne responsable du retard d’une réunion voit, je l’espère, l’impact en terme de politesse (en fait non) et l’impact sur la réunion et chacun des participants. Mais 10 minutes perdues sur une réunion peuvent devenir un cataclysme à l’échelle de l’entreprise.

Imaginez une personne qui doit enchainer plusieurs réunions. Un retard, qu’il lui soit dû ou pas, va décaler la suivante et donc l’agenda de toutes les personnes qui y participent. Non seulement elle commencera en retard, finira donc en retard, mais peut également durer plus longtemps que prévu.

Ce qui aura un impact sur la suivante et ainsi de suite.

Et c’est ainsi que la réunion de 16h commence à 17h30, finit à 19h00 au lieu de 18h, que tout le monde y est fatigué et énervé, regarde sa montre et tout cela peut être pour une personne qui est en retard sans même que cela soit de sa faute. Mais comme la personne qui cumule le plus de retards est celle qui a le plus de réunions donc celle qui est le plus haut placé hiérarchiquement personne ne dit rien.

Inutile de vous expliquer ce que les retards en cascade coutent en termes de temps, d’argent et de charge mentale pour les participants qu’ils soient concernés ou pas puisqu’ils subissent à un moment ou un autre les effets des retards des autres.

J’ai longuement réfléchi à quelques règles simples que j’ai fini par mettre en œuvre sachant, et c’est la limite de la chose, que c’est plus simple quand vous êtes l’organisateur et/ou avez le poids hiérarchique qui fait que vos manières de travailler s’imposent aux autres.

1°) Pas de réunion imprévue

On ne peut pas s’organiser et se rendre disponible si tout se fait à la dernière minute. Je suis le premier à dire que le temps est la ressource la plus rare et la vitesse la condition du succès mais il y a des limites.

Pourquoi réunir tout de suite 5 personnes qui seront soit indisponibles soit en retard soit devront annuler et repousser d’autres réunions alors qu’on peut le faire plus tard ?

Bien sûr il y a des circonstances qui l’exigent et tout le monde le comprendra mais est-ce vraiment le cas tout temps ? Assurément non.

De toute manière empiler les réunions qui ne sont pas suivies d’effet faut de bande passante ne sert à rien (A quoi sert d’augmenter le rythme des réunions sans augmenter celui de l’exécution ?).

Au moins quand vous provoquerez une réunion en urgence les gens sauront que ça en vaut vraiment la peine et pas juste parce votre position dans l’entreprise vous permet de leur imposer tout et n’importe quoi.

Dernier point : si je veux voir une ou deux personnes rapidement de manière imprévue

1°) Je regarde leur agenda

2°) Même s’ils ont l’air libres je valide par un message instantané que je ne les dérange pas.

Vous n’imaginez pas à quel point les gens apprécient de voir qu’on respecte leur temps.

2°) Pas de réunions « back to back »

Il est impossible de terminer une réunion à 11h00 et commencer la suivante à 11h00. Logique. On a donc un retard quasi structurel contre lequel il est facile de lutter en adoptant une bonne pratique qui peut facilement devenir collective.

Je ne fixe que des réunions à la durée inférieure aux slots normaux qui sont d’une demi heure ou une heure. 15 minutes, 25 minutes, 50 minutes maximum. Ca laisse du temps pour les impondérables, pour changer de salle (même en en visio), envoyer un email urgent suite à la réunion etc.

Si j’ai deux réunions accolées (ça n’est pas la faute des organisateurs) je préviens que je serai en retard et de commencer sans moi. Si je suis indispensable on en parle et soit l’organisateur trouve un autre horaire soit je dis à celui de la réunion d’avant que je devrai partir en avance.

3°) Quand on est en retard on prévient et on s’excuse

Ca c’est juste de la politesse mais ça montre un minimum de respect pour les autres.

Même un simple message 5 minutes avant disant « désolé j’ai un imprévu » évite de vous faire passer pour un rustre et au moins l’organisateur sait à quoi s’en tenir.

Mais montrer du respect dans ce genre de circonstances peut éviter, dans le futur, de faire face à des comportements négatifs voire agressifs de gens qui ont passé leur temps à souffrir de vos retards et pensent que vous ne faites aucun cas d’eux.

4°) On commence les réunions à l’heure

Peu importe que tout le monde soit là où pas, l’organisateur démarre sa réunion à l’heure ce qui veut dire une chose qui n’est pas neutre en termes d’exemplarité : tout le monde a le droit d’être en retard sauf lui.

Personnellement quand une personne m’invite à des réunions et que je suis systématiquement à l’heure et elle en retard je vous laisse imaginer l’image professionnelle voire personnelle que je m’en fais. Et elle sera dure à changer.

Démarrer à l’heure c’est déjà du respect pour ceux qui sont là et je vous promets qu’au bout de la 3e fois tout le monde fera l’effort d’arriver à l’heure sans se dire que c’est normal d’avoir 10 minutes de retard.

Personnellement je n’ai aucun soucis à démarrer avec deux personnes dans la salle et 5 qui manquent. J’ai même une fois commencé tout seul et annoncé aux premiers arrivant que le premier point de l’ordre du jour avait été traité sans eux et que j’avais pris une décision seul faute de personnes avec qui en discuter.

J’ai ensuite enregistré une hausse impressionnante du taux de ponctualité.

5°) Pas de rattrapage

Les personnes en retard prennent la réunion en cours de route et c’est tout. On ne s’arrête pas pour leur rappeler ce qui a été dit et les éventuelles décisions prises.

Elles se contenteront du compte rendu s’il y en a un de prévu.

6°) On termine à l’heure

La réunion se termine à l’heure. Je ne dis pas qu’on s’arrête de parler à l’heure supposée de fin de la réunion mais qu’à cette heure tout le monde doit pratiquement avoir rangé son matériel et être en mesure de quitter la salle.

Si pour une raison ou une autre on estime devoir la prolonger :

1°) On en parle : on continue ou on reprogrammé quelque chose.

2°) Qui veut partir part sans avoir à se justifier : les autres continuent parce qu’ils le veulent et le peuvent. Et si par hasard la réunion dure sans qu’on se pose la question de savoir si on la poursuit il peut partir de la même manière.

3°) L’organisateur se questionne tout de même à la fin sur sa propre organisation : réunion mal menée, temps prévu trop court pour l’ordre du jour ? Il a peut être lui même des choses à améliorer de son côté.

Et si pour un motif légitime la réunion à tout de même commencé en retard ? Et bien elle finit quand même à l’heure dite car les gens ont surement des obligations juste après.

Conclusion

Ce sont des bonnes pratiques pas si compliquées à partager et mettre en œuvre à grande échelle et quand on commence à le faire ça fait souvent tache d’huile.
En tant que dirigeant et manager il est aussi important de montrer l’exemple en faisant clairement entendre que cela s’applique à vous également.

Certains me diront que « tu sais à un certain niveau c’est compliqué d’être à l’heure pour certaines personnes » ce à quoi je réponds que quand tout le monde est à l’heure on arrête de mettre ces personnes en retard et qu’un des premiers devoirs de ces personnes est tout de même l’exemplarité.

Et quand il y a tellement de contraintes que c’est impossible ? Et bien que les gens se parlent et se coordonnent mais si on applique bien les règles on fera face à moins d’exceptions.

En entreprise respecter le temps des autres c’est respecter les autres et je pourrais vous raconter une quantité d’horreurs à ce sujet…mais cet article est déjà trop long.

Et vous qu’en pensez vous ? Comment essayez vous de faire respecter la ponctualité des réunions ? Subissez vous le manque de ponctualité des autres et que ressentez vous ?

Les commentaires vous sont ouverts.

Image : réunion en retard de fizkes via Shutterstock