Constater que les digital workplaces sont aujourd’hui devenues des environnements compliqués qui, logiquement, compliquent le travail est facile et il faut être de mauvaise foi pour ne pas en convenir. Toutefois y apporter une réponse est tout sauf aisé car ce qui semble être la meilleure réponse viable est tellement radical que c’est logiquement impopulaire.
On ne va pas refaire l’histoire de la digital workplace mais la tendance depuis une vingtaine d’années est d’avoir de plus en plus d’outils qui font de plus de choses et, dans cette perspective, on ne peut que se réjouir de voir notre boite à outils s’agrandir.
Le mille-feuilles digital
Le problème est qu’au lieu, au fil du temps, au lieu d’avoir réévalué le contenu de cette boite à outils en fonction de l’usage, du scope fonctionnel de chaque outil on les a juste empilés en se disant que l’ouvrier se débrouillerait avec. Au fil du temps il n’y a que deux issues : soit cela sédimente et on obtient du pétrole soit cela crée un mille-feuilles compliqué qui perturbe le travail et c’est bien sûr le résultats obtenu.
Aujourd’hui il n’y a aucune cohérence dans la manière dont les outils sont utilisés, on est surchargés d’information, cette information est de plus en plus dispersée et difficile à suivre, au final tout cela a un impact sur la productivité, la charge mentale sans parler du problème tellement négligé de l’impact des outils numériques sur l’environnement.
Quelques article pour ceux qui découvrent seulement ces sujets :
- Outils collaboratifs en entreprise : de la confiture aux cochons ?
- Infobésité Numérique : Quand les Outils de Collaboration Dégradent Productivité, QVT et Amplifient la Charge Mentale
- Pourquoi votre Digital Workplace nuit à la performance de votre organisation
- Collaboration en Entreprise : Quand la Technologie Sature, la Productivité Stagne et les Générations se Déconnectent
Mon crédo a toujours été que dans la plupart des cas le problème n’étais pas les outils mais la manière dont on les utilise, ce qui nous ramène à des sujets de gouvernance (Digital Workplace : l’heure du coup de balais est venu). Mais comme personne n’aime se rendre impopulaire en imposant des règles dont on sait pourtant qu’elles sont salutaires (ce qui est d’ailleurs vrai dans d’autres domaines : Le CRM peut sauver votre entreprise mais pas le CRM auquel vous pensez) on préfère souvent régler la question de la technologie par la technologie ce qui, le plus souvent mène à une impasse.
Il faudra d’ailleurs un jour réfléchir pourquoi les entreprises se plaisent à sur-processer des domaines où un peu de flexibilité serait bienvenue et, à l’inverse, se refuser à être trop strictes dans des domaines où un peu de discipline est nécessaire.
Mais revenons à notre sujet : comment se sortir du piège d’une digital workplace en rationalisant les usages non pas par la gouvernance et la formation mais par la gestion du portefeuille applicatif.
La bonne nouvelle c’est qu’on a, comme souvent, un bon exemple sous la main qui fonctionne dans d’autres domaines et qu’il suffirait d’appliquer à notre problème. Sauf qu’on ne le fait pas.
Le budget base zéro
Toute personne qui a été confrontée a l’élaboration d’un budget sait comment on procède en général : on reprend le budget de l’année n-1 et on ajuste à la marge en fonction des grandes directives pour l’année à venir.
Avantage : ça va vite et on produit quelque chose de cohérent.
Revers de la la médaille : il y a pleins de choses qu’on ne remet pas en cause, qui finissent par s’accumuler, et les petits ruisseaux faisant de grandes rivières on réalise au bout de 10 ans qu’une masse de couts inutiles plombent la rentabilité de l’entreprise et là on décide de couper massivement à l’aveugle un peu partout sans grande rationalité.
Contre productif de A à Z.
Une autre solution est d’appliquer la méthode du budget base zéro qui comme son nom l’indique consiste à repartir chaque année d’une feuille blanche.
Chaque poste budgétaire doit être justifié et validé individuellement en fonction des priorités actuelles et des objectifs stratégiques. Une méthode qui favorise une utilisation plus efficace des ressources, élimine les coûts inutiles et stimule l’innovation.
Cela vous inspire ?
La digitale workplace base zéro
Appliquer la même méthode à la digital wokplace reviendrait à repartir de zéro pour justifier chaque décision concernant les outils, les processus et les pratiques de travail.
Plutôt que d’améliorer marginalement l’existant, on évaluerait chaque composant selon sa valeur ajoutée actuelle et future.
Une manière efficace de rationaliser sa digitale workplace et ses problèmes récurrents liés à la redondance, au shadow IT et à l’inefficacité.
Les avantages de la igital workplace base zéro
Premier avantage qui séduira une population plus intéressée par les chiffres que le sujet sujet du travail collaboratif : une optimisation des coûts.
En évaluant chaque outil et processus à partir d’une feuille blanche, il devient possible d’éliminer les redondances, les outils sous-utilisés ou ceux qui n’apportent plus de valeur. Cela réduit les coûts directs (licences, maintenance) mais aussi indirects (temps perdu, formation).
C’est ensuite une question d’alignement.
Chaque outil retenu doit répondre à une question fondamentale : comment sert-il les objectifs de l’entreprise ? Cette approche garantit que la digital workplace soutienne directement les priorités stratégiques, comme l’amélioration de la collaboration, de la productivité ou de l’expérience employé.
Un troisième impact concerne l’expérience collaborateur.
Trop d’outils et de processus créent une surcharge cognitive pour les collaborateurs. En rationalisant la digital workplace, on simplifie leur quotidien, améliorant ainsi l’adoption des outils et leur engagement.
Ensuite on a des gains sur l‘adaptabilité voire la résilience de l’environnement de travail.
Une digital workplace conçue avec une approche base zéro est plus agile. Elle peut évoluer rapidement en fonction des besoins de l’entreprise ou des avancées technologiques, sans s’encombrer d’un passé lourd à gérer.
Enfin cela stimule l’innovation.
Remettre en question les solutions existantes ouvre la porte à des approches innovantes. Par exemple, en explorant des outils d’IA pour automatiser certaines tâches ou en adoptant des plateformes de collaboration plus intuitives. Repartir de zéro est toujours l’occasion de se demander s’il n’y a pas une manière meilleure, plus simple, plus efficace, moins couteuse de faire les choses autrement et questionner ce qu’on prenait pour acquis.
Comment construire une digital workplace base zéro ?
Construire (ou plutôt reconstruire) sa digital workplace de cette manière est d’une certaine manière une manière de remettre à plat certaines pratiques et surtout d’adopter une forme d’hygiène.
D’abord faire un réel audit complet de l’éditant permet de voir la réalité en face. Analysez tous les outils, processus et pratiques en place. Quels sont ceux qui apportent une valeur réelle ? Quels sont redondants, sous-utilisés ou obsolètes ?
Ensuite cela permet de se reposer la question des priorités stratégiques de votre digital workplace. Identifiez les objectifs de l’entreprise et les besoins des collaborateurs. Par exemple, souhaitez-vous améliorer la collaboration à distance, réduire le stress lié aux outils ou accélérer la prise de décision ?
Point essentiel, cela permette de remettre les utilisateurs dans la boucle, comprendre comment ils travaillent vraiment au quotidien et quels sont leurs besoins. Plus ils sont impliqués en amont moins la charge en change management sera lourde (Changement et transformation ont besoin d’une nouvelle approche)
Attention aux freins et résistances
Il ne faut toutefois pas se voiler la face : la digital workplace base zéro est une excellent manière de remettre les choses à plat, simplifier les usages, compenser en partie une mauvaise gouvernance, faire des économies mais ça n’est pas non plus une baguette magique qui réglera tous les problèmes sans effort ni précautions.
Il y aura bien sûr de la résistance au changement : La digital workplace touche directement le quotidien des collaborateurs donc c’est un sujet sensible. Communiquez clairement les avantages et impliquez-les dès le départ pour réduire les réticences.
Mais comme me le disait un DSI, il ne faut pas en avoir peur : « ils se plaindront il faudra prendre d’infinies précautions…mais si on ne fait rien ils se plaindront de l’existant« .
Ensuite il ne faudra pas sous estimer les besoins de formation même si on se plait à penser que rationaliser et simplifier la technologie résoudra tous les problèmes d’adoption.
Les nouvelles solutions, même intuitives, nécessitent en effet un accompagnement pour une adoption optimale.
Enfin cela demande un lourd travail préalable de préparation et de planification. Ca n’est pas parce qu’on part d’une page blanche que ça rend les choses plus simples, bien au contraire.
Repartir de l’existant est une solution de facilité et de rapidité, procéder ainsi c’est tout reconstruite donc tout questionner.
Conclusion
Adopter une approche base zéro pour la digital workplace est une opportunité de repartir sur des bases saines, alignées avec les besoins actuels et futurs de l’entreprise. C’est un investissement initial qui peut transformer les pratiques de travail, réduire les coûts et améliorer l’expérience collaborateur.
C’est très efficace mais il ne faut pas croire que c’est simple pour autant.
Photo by Stockphotos.com