Pourquoi vous devriez organiser votre semaine sur 4 jours même si vous travaillez 5 jours

On entend de plus en plus parler de la semaine de 4 jours mais ça n’est pas vraiment le sujet de cet article qui concerne moins le temps de travail que son organisation.

A priori ça n’a pas trop de sens : pourquoi planifier sa semaine comme si elle ne comptait que 4 jours alors que vous allez objectivement en travailler 5. Et pourtant c’est la meilleure idée que j’ai eu et que je recommande si vous voulez retrouver un peu de maîtrise, de sérénité et… de résultats.

Ca n’est pas une méthode miracle mais plutôt une manière simple de reprendre le contrôle sur votre temps et votre énergie.

En bref :

Planifier sur 4 jours permet de mieux absorber les imprévus sans allonger sa semaine.
Cela revient à reconnaître que 20 % du temps part en interruptions ou tâches imprévues.
Le 5ᵉ jour reste du travail, mais libre et flexible, pour rattraper, réfléchir ou échanger.
L’objectif est de privilégier la qualité et l’impact plutôt que le remplissage d’agenda.
Cette approche aide à mieux prioriser, déléguer et préserver son énergie.

Agenda plein et pas de temps pour travailler

Il y a une erreur que je faisais systématiquement lorsque j’ai débuté et que de nombreux professionnels continuent à faire tout au long de leur carrière : planifier mes semaines comme si tout allait se passer comme prévu.

Bien sur on sait tous que les réunions ne débordent jamais, qu’aucune urgence ne vient jamais perturber nos journées, que notre cerveau fonctionne a pleine capacité 8 heures par jour et 5 jours par semaine, que notre capacité à trouver des solutions ne dépend que du temps qu’on y passe…

Evidemment la réalité est l’exact opposé.

En attendant nos agendas deviennent un empilement de réunions et de moments sanctuarisés pour certaines taches, sans espace, sans moment pour souffler, sans place pour l’imprévu et à la fin de la semaine c’est le rush permanent, la course et le plus souvent l’insatisfaction de ne pas avoir fait ce qui était prévu.

Ca n’est pas un problème de volonté, de motivation, de capacité de travail, juste un problème d’organisation.

Planifier sur 4 jours, c’est accepter la réalité du travail

Lorsqu’ai commencé à planifier ma semaine sur 4 jours ça ne voulait pas dire que je n’allais pas travailler le 5e mais simplement que j’acceptais le fait qu‘au moins 20% de ma semaine était consacré à la gestion d’imprévus ou était du temps perdu à cause des autres (vous savez, les gens incapables de respecter les heures et l’agenda d’une réunion et qui au final mettent tout le monde en retard…).

Alors bien sûr il avait une solution plus simple : rallonger ma semaine et faire ce que beaucoup font, c’est à dire passer la moitié de mon week end à travailler. Mais si c’est parfois justifié par les circonstances ça n’est pas tenable dans la durée et, surtout, je me suis rendu compte que ça envoyait un message terrible à mes équipes qui pouvaient se sentir obligées de faire pareil. Et de toute manière ça ne réglait pas le problème de départ qui était, à mon avis, un problème d’organisation.

Il y avait bien une autre option : repousser le surplus sur la semaine suivante mais là aussi un simple calcul montre que ça ne fonctionne pas. Si on repousse 20% du travail de chaque semaine sur la semaine suivante on se retrouve avec une semaine de retard au bout de 5 semaines.

Et ce temps on le récupère comment ? Avec des journée à rallonge, en travaillant les week ends et les vacances ? Encore une fois ça n’est pas tenable et ça n’est surtout pas montrer le bon exemple.

Donc planifier ma semaine sur 4 jours c’était juste accepter plusieurs choses contre lesquelles je ne peux pas lutter : il y aura toujours des imprévus, des interruptions, mon cerveau a besoin d’espace tampon pou respirer, mon travail ne se limite pas à ce qui est visible et il faut du temps pour la réflexion, la coordination, la digestion des informations, la résolution de problèmes.

On ne mesure pas l’efficacité à remplir un agenda mais à livrer avec qualité et dans les temps.

Un jour invisible pour mieux travailler

Ce cinquième jour « non planifié » reste bien sûr du temps de travail mais un travail différent, une sorte de zone libre.

D’ailleurs je n’ai pas la prétention d’avoir trouvé l’organisation parfaite. Personnellement j’aimais bien alléger mon vendredi, j’ai un ami qui, lui, préfère sanctuariser 2 heures par jour et c’est à chacun de trouver ce qui lui convient le mieux. Dans des semaines tumultueuses j’ai même un peu mélangé les deux pour m’adapter en temps réel à une déferlante d’imprévus.

C’est du temps disponible pour finir ce qui n’a pas pu l’être, penser à ce que vous n’avez pas eu le temps de cadrer, traiter des emails non prioritaires, relire un livrable au calme, rejet un oeil sur différents reporting pour anticiper la réunion du lundi matin, faire un point informel avec certains membres de votre équipe, avoir des moments de qualité avec eux (manager c’est également cela)…

Par expérience ce jour que je n’ai pas sacrifié sur l’autel de la réunionnite et de la réactivité permanente est un jour qui m’a souvent permis d’être encore plus réactif quand il le fallait.

Un changement de paradigme qui demande de la lucidité

Je le répète, planifier sur 4 jours est totalement contre intuitif, en tout cas pour des gens comme moi pour qui ce qui est fait n’est plus à faire mais à la fin les intuition ne résistent pas à une analyse rationnelle et logique.

Notre temps et notre attention sont des ressources finies même si c’est un fait que beaucoup ne comprennent pas ou se refusent à accepter surtout quand il s’agit du temps des autres. Le corollaire de cette croyance, l’hyperconnexion, est, elle, un vrai fléau des temps modernes (Hyperconnexion en entreprise : le numérique devient un fardeau).

L’Homme n’est pas une machine mais il partage certaines règles avec : on ne peut aller au delà de sa capacité de production (L’interview fictive d’Eliyahu Goldratt sur l’infobésité et les goulots d’étranglement dans le travail du savoir) et quand on l’oublie non seulement on se met dans le rouge mais on a également un impact négatif sur le travail des autres qu’on met en retard.

L’idées est donc de reprendre le contrôle de ce qu’on fait et se ménager du temps pour le faire sachant que la masse des imprévus susceptible de vous tomber dessus sera toujours supérieure à votre temps disponible, a fortiori si vous remplissez votre agenda de manière à ne pas en avoir.

Partant du principe que quand tout est urgent rien ne l’est et qu’on ne pourra jamais tout faire l’idée est donc de choisir ce qu’on fait et avoir du temps pour le faire.

C’est de prioriser ce qui compte sur ce qui est potentiellement prévu.

C’est de ne pas mesurer sa semaine en fonction des cases cochées mais de la qualité et de l’impact de ce qu’on a fait (Productivité : et si la qualité était la nouvelle quantité ?).

C’est aussi apprendre à prioriser et déléguer le reste car une bonne manière de nettoyer son agenda sans forcément tout décaler nous apprend à déléguer (Comment ne pas devenir un goulot d’étranglement au bureau ?).

Conclusion

Organiser votre semaine sur 4 jours, c’est reconnaître que le temps est une ressource limitée, que le cerveau n’est pas une machine linéaire, et que la vraie productivité passe par la qualité, pas la quantité.

Ce n’est pas « travailler moins ». C’est travailler mieux.

Crédit visuel : Image générée par intelligence artificielle via ChatGPT (OpenAI)