Listes de tâches interminables, des urgences qui s’ajoutent aux urgences, des projets qu’on essaie de faire avancer quand on a un peu de temps, des journées qui s’enchaînent sans qu’on ait l’impression d’avoir contrôlé quoi que ce soit : c’est le quotidien de beaucoup de personnes. Un quotidien qu’on subit mais que beaucoup considèrent comme un mal inévitable.
Mais le problème n’est pas tant la quantité de travail que l’absence de système pour le gérer.
Dans un environnement fait d’informations, de sollicitations et d’interruptions, espérer tenir uniquement sur sa mémoire, sa volonté ou capacité à faire preuve d’agilité est illusoire et à un moment donné, le cerveau lâche, quand ça n’est pas le corps. Ce qui n’est pas prévu en amont finit par être traité à la dernière minute sous pression voire par ne pas être traité.
Pour faire face à ces situations j’ai adopté un principe d’un de mes anciens managers : ce qui n’est pas dans mon agenda n’existe pas.
En bref :
- L’absence de système de gestion du travail, plus que la quantité de tâches, est la cause principale de la surcharge et du stress professionnel.
- Le time boxing consiste à planifier des blocs de temps dédiés à chaque tâche pour soulager la charge mentale et mieux gérer l’attention et l’énergie.
- Cette méthode oblige à faire des choix réalistes, à prioriser les tâches et à laisser des marges de flexibilité pour les imprévus.
- L’application du time boxing permet un meilleur alignement avec les priorités, une gestion optimisée de l’énergie et une réduction de la dispersion.
- Pour être efficace, le time boxing doit rester flexible, avec des réajustements réguliers et des règles simples favorisant la discipline sans rigidité.
Votre cerveau a besoin de cases temporelles
Le time boxing, car c’est comme cela que ça s’appelle, part d’un constat sur nos capacité cognitives.
Nous avons une capacité d’attention limitée, une fatigue qui s’accumule au fil de la journée, et une tendance naturelle à prioriser l’urgent au détriment de l’importan (Comment survivre à l’impératif d’urgence au bureau ? et Je ne t’ai pas répondu ? C’est tout à fait normal !).
Planifier des blocs de temps permet de transférer cette gestion de la charge mentale vers un support extérieur. Votre agenda devient alors un système d’aide à la décision : il organise l’ordre des priorités avant que la journée ne commence ou plutôt vous aide à rester sur les rails de ce que vous avez planifié.
En découpant son temps en séquences planifiées, on évite d’être toujours en réaction et de se faire dicter son agenda par les autres au détriment ses propres enjeux. Chaque bloc est un moment de travail et de concentration sur un sujet et un seul, loin des interruptions et du tumulte environnant.
Ce n’est pas une question d’organisation au sens administratif du terme mais technique de gestion de l’attention et de l’énergie.
Une discipline simple, mais exigeante
Sur le papier, le principe est on ne peut plus simple : attribuer à chaque tâche un créneau horaire dans l’agenda.
Dans la pratique, cela oblige à faire des choix car l’agenda, lui, est borné. Cela a le mérite de nous obliger à regarder la réalité : il est impossible de tout faire (Pourquoi vous devriez organiser votre semaine sur 4 jours même si vous travaillez 5 jours). Ca n’est pas une excuse ni un renoncement mais l’application du principe de réalité : vous ne mettez pas 2 litres de liquide dans une bouteille d’un litre, c’est juste physique et il en va de même avec la gestion du temps.
Time boxer, c’est donc arbitrer, choisir ce qui mérite réellement un espace de temps réservé, définir un ordre en fonction de l’urgence et de la charge cognitive et surtout, accepter de ne pas remplir l’agenda à 100 % pour laisser de la place aux aléas inévitables et aux réunions qui débordent.
Cette planification permet également d’éviter l’écueil du multitasking permanent, des tâches qui débordent les unes sur les autres, et de l’illusion de productivité qui ne masque rien d’autre que de la dispersion.
Et cela vaut également pour les réunions mêmes brèves et informelles. Les membres de mon équipe savent qu’ils peuvent à tout moment prendre 10 minutes, une demi heure ou une heure dans mon agenda s’il y a un créneau disponible et que je l’accepterait systématiquement. Mais pas question de se dire « on en reparle » et de voir quelqu’un venir toquer à ma porte alors que je suis occupé par autre chose.
Plus simple et clair pour tout le monde (je laisse toujours quelques créneaux de libres pour ce genre de réunions).
Des bénéfices immédiats
L’application du time boxing montre rapidement des bénéfices
- Moins de débordements : les journées sont pilotée et pas subies.
- Un meilleur alignement avec les priorités : l’agenda reflète mes enjeux.
- Une meilleure gestion de l’énergie : les tâches complexes sont placées aux moments où la concentration est maximale.
- Plus de cohérence: la planification hebdomadaire permet de vérifier la cohérence entre le travail réalisé et les objectifs.
Surtout, le time boxing permet de rendre visible ce qui sinon l’est beaucoup moins alors que qu’on en supporte tout de même les conséquences : surcharges chroniques, engagements irréalistes, dispersion des priorités…
Des écueils à éviter
Comme toute méthode, le time boxing a ses pièges.
Le premier est celui de la rigidité. Un agenda trop serré, qui ne laisse aucune place aux imprévus, finit toujours par exploser au premier imprévu.
Le second est la sous-estimation systématique du temps nécessaire à certaines tâches. La planification doit être réaliste et tenir compte de durées réalistes, des transitions, des interruptions probables, du temps nécessaire entre deux réunions…
Enfin, il faut accepter que l’agenda soit un outil vivant. Chaque fin de journée ou chaque début de semaine doit être l’occasion de réajuster les blocs en fonction des évolutions et des priorités du moment.
Work hacking au quotidien : quelques règles simples
En pratique, quelques principes permettent d’installer durablement le time boxing dans son système de travail :
- Bloquer du temps pour les taches récurrentes que vous retrouvez chaque semaine ou chaque mois.
- Planifier en début de semaine et ajuster chaque journée la veille ou tôt le matin.
- Conserver des marges de flexibilité chaque jour.
- Protéger les créneaux importants contre les interruptions.
- Laisser ouvert un canal de communication (téléphone, chat) pour les vraies urgences mais vous verrez que finalement il ne sera que peu utilisé car votre discipline finira par s’imposer aux autres.
Ce n’est pas une mécanique rigide. mais un pilotage qui oblige à clarifier ses choix et à gérer le temps comme une ressource limitée. Il a également l’avantage de s’imposer aux autres au moment de vous solliciter.
Conclusion
Le time boxing est une pratique de work hacking efficace car elle part d’une contrainte incontestable : le temps est une ressource finie. Ce qui n’a pas été planifié n’a, en réalité, que peu de chances d’être fait.
Dans un environnement fait d’incertitude et de sollicitations permanentes, la meilleure manière de reprendre la main sur son travail n’est pas de faire plus, mais de mieux piloter ce que l’on décide de faire.
Ce qui n’est pas dans votre agenda n’existe pas.
Crédit visuel : Image générée par intelligence artificielle via ChatGPT (OpenAI)
